Heute steht mal wieder ein Meeting an. Ob Präsenz- oder Online-Konferenz: Es wird schwer, konzentriert zu bleiben. Ja, Besprechungen sind wichtig, aber oft viel zu ausschweifend oder auch einfach langweilig aufgebaut. Dabei ist es elementar für den Erfolg eines Meetings, dass alle Kollegen hellwach und motiviert bei der Sache sind. Denn das Gesprächsklima hat großen Einfluss auf die Entwicklung einer Besprechung.
In einem Meeting geht es um die Sache. Punkt. Kommunikationswissenschaftler behaupten neuerdings: Berufliche Konferenzen um ein sachliches Thema werden auch emotional mitbestimmt. Das Verhältnis zwischen Sach- und Beziehungskomponente wird von Experten mit einem Eisberg verglichen. Etwa 20 Prozent einer Besprechung spielen sich unmittelbar auf rationaler Ebene ab, während 80 Prozent verdeckt im Beziehungsbereich ablaufen. 80 Prozent? Okay, mit diesem Wissen muss man natürlich ganz anders an ein Meeting herangehen. Damit eine Besprechung erfolgreich ablaufen kann, sollte einiges bedacht werden.
Ob es sich nun um eine Routine-Besprechung oder eine einzelne Konferenz handelt: Tappen Sie nicht in die Komplexitätsfalle. Je mehr Themen Sie ansprechen, desto schneller sinkt die Konzentration der Teilnehmer. Und Durchblick dürfen Sie hinterher auch nicht verlangen. Also konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
Die Situation ist kompliziert und Sie möchten vorher mit ausgewählten Stakeholdern sprechen? Sparen Sie sich die Zeit! Es besteht die Gefahr, dass sich später Beteiligte übergangen fühlen und Ergebnisse der nachfolgenden gemeinsamen Besprechung in Frage stellen. Dieses Risiko umgehen Sie, in dem Sie die relevanten Entscheidungen im gesamten Team fällen.
Sie möchten das Meeting in Ruhe abhalten? Dann setzen Sie es nicht kurz vor der Mittagpause oder dem Feierabend an. Da ist Unruhe einfach vorprogrammiert! Grenzen Sie die Besprechungsdauer sinnvoll ein und stoppen Sie ausschweifende Erläuterungen. Genug ist einfach genug.
Visualisierungen können den Besprechungsablauf sinnvoll unterstützen. Sie haben noch die Folien vom letzten Jahr? Weg damit! Folien schläfern die Teilnehmer ein und schaffen Distanz. Eine gemeinschaftlich entwickelte Skizze, vielleicht am Flipchart, fördert ein offenes Gesprächsklima und führt zu besseren Ergebnissen.
Die besten Gesprächsergebnisse sind wertlos, wenn sie nach der Besprechung nicht unmittelbar weiterverfolgt werden. Eine Nachbereitung hat deshalb ebenfalls einen hohen Stellenwert. Jetzt heißt es, die Ergebnisse beziehungsweise Ziele aktiv zu verfolgen, ob im Einzelgespräch oder in der Folgebesprechung. Und je positiver die Teilnehmer das Meeting in Erinnerung haben, desto erfolgreicher wird der Folgekontakt verlaufen.
Ihre Meetings laufen nicht so harmonisch ab, sind kräftezehrend und irgendwie so gar nicht zielführend? Redner, die sich nicht stoppen lassen, Zuhörer, die nicht mehr zuhören, und Probleme, für die es nach Stunden immer noch keine Lösung gibt? Jetzt kommt wieder die Gefühlsebene ins Spiel. Ein Meeting kann perfekt strukturiert sein und trotzdem ins Leere laufen. Es geht in der gemeinsamen Zusammenarbeit eben nicht nur um Kompetenz, um unser sichtbares höfliches Verhalten oder die vorliegenden Prozesse, sondern auch um unsere individuelle Haltung und um die Art und Weise unserer Kommunikation. Denn oft sind es unterschwellige Probleme, die auf der Beziehungsebene bestehen, die ein Vorankommen behindern. Zwei Ebenen der Kommunikation bestimmen unser Leben: einerseits die Sachebene und andererseits die Gefühlsebene. Auch in Meetings müssen stets beide Ebenen berücksichtigt werden, wenn man erfolgreich kommunizieren will. Es kommt nicht so sehr darauf an, was gesagt wird, sondern was bei den Teilnehmern eines Meetings verstanden wird. Wer zum Beispiel eine Notlüge in einem Meeting vorbringen will, muss sich darüber im Klaren sein, dass der Körper nicht lügen kann und die Körpersprache Sie möglicherweise verraten wird.
Ein Konflikt-Klassiker im Meeting ist eine Meinungsverschiedenheit. Viele von uns sind überraschend hartnäckig, wenn es um das Durchboxen der eigenen Meinung geht. Wir beharren auf unserem Standpunkt, wenn uns das Thema besonders wichtig ist oder wir meinen, auf diesem Gebiet Experte zu sein. Daraus ergibt sich, dass wir nur schwer bereit sind, Kompromisse einzugehen. Treffen unterschiedliche Standpunkte aufeinander, stehen sich oftmals auch starke Machtverhältnisse gegenüber. Müssen wir mit unserem Vorgesetzten über einen Kompromiss verhandeln, neigen wir eher dazu nachzugeben, denn viele Angestellte fürchten Vergeltungsmaßnahmen. Hier kommt die Gefühlsebene wieder stark zum Tragen. Ein wichtiger Faktor ist demnach Respekt. Respektieren wir unser Gegenüber, hören wir auch aktiv zu und versuchen im Idealfall, Gegenargumente zu verstehen. Im Meeting ist es deshalb wichtig, dass alle Teilnehmer dasselbe Ziel verfolgen. Erkennen die Parteien, dass ohne die Mithilfe der anderen Seite eine Verwirklichung der Ziele nicht möglich ist, werden sie eher kooperieren. Deswegen sollte am Anfang eines erfolgreichen Meetings das Abklären der Zielsetzung stehen. Nur wenn alle dasselbe Ziel vor Augen haben, macht das Meeting überhaupt Sinn.
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