Das drucke ich lieber aus! Wichtige Mails, Protokolle, Aufträge – in deutschen Büros laufen die Drucker heiß. Trotz Digitalisierung ist es zum papierlosen Büro wohl noch ein weiter Weg. Laut einer Umfrage wird in 25 Prozent der Unternehmen bei mindestens drei Viertel aller Vorgänge gedruckt. Ist das eine Angewohnheit oder wirklich notwendig?
Im Schnitt verbraucht jeder Deutsche jährlich 250 kg Papier. Um ein einziges DIN-A4-Blatt herzustellen, sind zehn Liter Wasser notwendig. Für 1 kg Papier werden wiederum 2,2 kg Holz benötigt. Der Ausdruck selbst verursacht Milliarden von Feinstaubpartikeln, die für Mitarbeiter gesundheitsbelastend sein können. Die Zeit ist mehr als reif für einen Wandel. Aber eine Befragung von Bitkom Research unter Firmen mit mindestens 20 Mitarbeitern belegt: Wir sind immer noch Druckweltmeister und dass trotz Digitalisierung und Homeoffice. Bei sechs Prozent der Unternehmen kommt bei allen Prozessen in Büro und Verwaltung Papier zum Einsatz, bei 19 Prozent sind es rund 75 Prozent der Vorgänge. 43 Prozent der Unternehmen gaben an, dass sie die Hälfte ihrer Angelegenheiten auf Papier ausdruckt. Ein Drittel der Befragten hat immerhin die eigenen Papierakten schon teilweise digitalisiert. 26 Prozent hingegen haben noch keine einzige Papierakte eingescannt!
Dabei hat sich die Technologie in den letzten Jahren derart weiterentwickelt, dass ein Umstieg auf papierloses Arbeiten möglich ist – auch für kleinere Unternehmen. Ein digitalisiertes Büro hat viele Vorteile: Nicht nur die Natur gewinnt, da weniger Rohstoffe verbraucht werden, es ist auch effizienter für die Mitarbeiter. Das Ausdrucken, Einscannen oder Einsortieren kostet schließlich Zeit. Dieser Prozess würde verschlankt.
Die Deutschen gehen gerne auf Nummer Sicher. Lieber einmal zu viel ausdrucken als einmal zu wenig, lautet das Motto in unseren Büros. Und außerdem sind da ja auch noch die Cyberattacken. Akten im Netz sind doch gar nicht sicher, oder? Falsch! Digitale Daten lassen sich verschlüsseln. Und durch eine Rechtesteuerung können Unternehmen festlegen, wer Zugriff erhält. Ein ausgedrucktes Dokument dagegen ist weniger sicher. Sehr schnell können Dokumente, die möglicherweise von mehreren Personen gleichzeitig ausgedruckt werden, unbeabsichtigt in falsche Hände geraten – etwa sensible Vertrags- oder Personaldaten. Zudem lässt sich mit dem Digitalisierungsprozess generell Zeit einsparen. Viele Anträge, etwa für Kredite, müssen ausgedruckt, ausgefüllt und abgegeben werden, damit die Daten erfasst und weitergeleitet werden können. Das dauert Tage. Per Datenübertragung wären solche Anfragen online in wenigen Sekunden abgewickelt.
Darüber hinaus sind digitale Dokumente schnell gefunden. Vor allem bei umfassenden Archiven gehen ansonsten für die Suche wöchentlich gerne mal einige Stunden Arbeitszeit drauf. Auch wenn sich eine Umstellung auf digitale Prozesse nicht von heute auf morgen vollziehen lässt, so kann das digitale Büro langfristig Arbeitsprozesse beschleunigen, weil alle notwendigen Dokumente jederzeit abrufbar sind. Hinzu kommt, dass Archivierungsplatz eingespart sowie Portokosten für Briefe reduzieren werden können. Und bis es so weit ist, helfen folgende Schritte dabei, Papier im Büro zu sparen:
Neue Entwicklungen werden von Ihnen immer begeistert aufgenommen? Geht uns auch so! Wir von KF Personal, dem Personalprofi der kaufmännischen Berufe, lieben auch schnelle und moderne Konzepte. Sie machen das Leben so viel einfacher. Wie wäre es, einen Arbeitsplatz im kaufmännischen Bereich zu haben, der flexibel ist und alles andere als alltäglich? Das fängt schon mit der Bewerbung an: Wer liest noch Stellenanzeigen?! Einfach die Bewerbung online hochladen und zurücklehnen! Wir übernehmen gerne den Rest für Sie – natürlich kostenlos.
KF Personal punktet mit transparenten Jobkonzepten für motivierte Fach- und Führungskräfte im kaufmännischen Bereich. Das Karrierenetzwerk KF Personal findet den passenden Job im Büromanagement, Bürokommunikation, Human Resources (HR), Einkauf, Buchhaltung & Controlling, Logistik, Sekretariat & Sachbearbeitung und Projektmanagement. Bei uns starten Sie schon heute in die Zukunft – mit Traumjobs im kaufmännischen Bereich.