Es ist für alle irgendwie noch frisch. An Videokonferenzen mussten Angestellte sich während des Pandemie-bedingten Lockdowns erst einmal gewöhnen. Aber das galt auch für die Führungskräfte. Die wenigsten Unternehmen hatten Erfahrungen im Umgang mit virtuellen Meetings. Mittlerweile sind sie aber bei vielen Firmen fester Bestandteil der Unternehmenskultur geworden. Um keine falschen Signale zu senden, sollten besonders Chefs ihren Videoauftritt gewissenhaft vorbereiten.
Videokonferenzen sind ein optisches Format. Das darf nicht vergessen werden. Wer eine Videokonferenz vorbereitet, macht Fernsehen. Niemand schaut sich eine Sendung an, bei der man eine Stunde frontal beschallt wird. Wenn Führungskräfte möchten, dass ihr Team ihnen konzentriert zuhört, sollten sie ihren Vortrag zwischendurch auflockern. Lassen Sie sich gerne von Fernsehformaten inspirieren. Sie werden überrascht sein von der Fülle der Hintergrundbilder, Einblendungen und Bildwechsel. Der perfekte Maßstab für einen gelungenen Auftritt! Blenden Sie zwischendurch Begriffe ein, damit die Angestellten jederzeit wissen, welches Thema gerade behandelt wird. Benutzen Sie überraschende Bilder, die die Aufmerksamkeit erhöhen und ihr Team wach halten.
Aber genau wie bei PowerPoint-Präsentationen gilt: Setzen Sie sie nur ein, wenn es auch Sinn macht. Die Folien ersetzen keinen guten Redner, sie unterstützen den Inhalt des Vortrages. Punkten Sie mit Persönlichkeit und zeigen sich möglichst oft im Vollbild, aber eben nicht ausschließlich. Und kontrollieren Sie vor dem Start der Videokonferenz Ihren Bildausschnitt. Sitzen Sie nah genug an der Kamera, damit Ihre Mimik entschlüsselt werden kann? Hier gilt die Faustregel: Handbreit Platz überm Kopf als perfekte Einstellung. Wissen Sie, wo sich die Kameralinse an ihrem Gerät befindet? Gut, denn das ist der Punkt, auf den Sie sich während des Meetings konzentrieren müssen. Kleben Sie sich gerne einen knalligen Post-it mit Pfeil an die entsprechende Stelle. Viele schauen beim Sprechen gebannt auf das eigene Bild auf dem Bildschirm und verlieren dadurch den Blickkontakt zu den Teilnehmern. Die Kamera ist aber die direkte Verbindung zu Ihnen und stellt Vertrauen her. Verschenken Sie diesen Punkt nicht. Im Vorfeld können Sie ein Probevideo von sich machen und prüfen, ob Sie sich vor der Kamera souverän verhalten. Kontrollieren Sie bei dieser Gelegenheit auch Ihren Hintergrund: Er sollte so aufgeräumt und professionell sein wie Sie.
Die beste Einstellung und spannendsten Einblendungen bringen nichts, wenn der Ton nicht funktioniert. Als erfolgreiche Führungskraft wissen Sie, was für ein wirkungsmächtiges Instrument die Stimme ist. Achten Sie zu jederzeit darauf, dass die Team-Mitglieder Sie gut verstehen, keine störenden Hintergrundgeräusche auftauchen und es im Raum nicht hallt. Konzentrieren Sie sich auf das richtige Sprechtempo und Ihre Satzmelodie. Setzen Sie laute Akzente, um dann wieder in die normale Lautstärke zu wechseln. Ein externes Mikrofon kann sehr hilfreich sein. Den Umgang damit sollten Sie natürlich im Vorfeld testen. Mit diesen Tipps ist Ihnen die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter schon sicher. Aber sie können theoretisch trotzdem immer noch einschlafen, wenn Ihre Stimme monoton wird und auch Einblendungen nicht mehr beeindrucken. Halten Sie Ihren Vortrag aus diesem Grund möglichst interaktiv. Nutzen Sie den Chat für Abfragen oder picken Sie sich konkret jemanden aus dem Teilnehmerfeld raus und stellen ihm direkt und namentlich eine Frage.
Sie können auch überraschend einen Experten zum Thema live dazu schalten oder eine aktive Diskussion unter den Team-Mitgliedern anregen. Übrigens, wenn Sie wirklich sicher gehen möchten, dass man Ihnen zuhört, können Sie einen psychologischen Trick einsetzen: Wenn Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen wollen, dass wirklich jemand eine Frage stellt oder mitdiskutiert, benutzen Sie das Wort "jetzt". Da springen bei den Mitarbeitern die Alarmglocken an und sie sind sofort hellwach. Sagen Sie beispielsweise „Ihre persönliche Meinung zum Thema XY bitte jetzt“ oder „Gibt es noch Fragen oder Vorschläge, bitte jetzt“ und alle werden sich aktiv beteiligen. Kommunizieren Sie hierbei, dass Personen, die nur zuhören möchten, sich stumm schalten. So vermeiden Sie das totale Chaos. Fragen Sie als Konferenzleiter öfter nach, ob alles richtig verstanden wurde und bestimmen Sie klare Vorgaben, wie Teilnehmer, die etwas sagen möchten, sich zu Wort melden. Etwa, indem sie eine bunte Karte ins Bild halten oder sich über die Chatfunktion melden. Zusammengefasst bedeutet das: Sorgen Sie für klare Abläufe, eine stabile Technik und halten Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer durch Abwechslung und Interaktion hoch. Und zu guter Letzt: Quälen Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit zweistündigen Vorträgen.
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