Sie sind Führungskraft und freuen sich, ein neues Talent in Ihr Team zu holen? Der neue Besen mag ja tolle Qualifikationen und wertvolle Erfahrung mitbringen – aber bevor er richtig kehren kann, muss er vernünftig eingearbeitet werden. Schließlich soll er möglichst schnell zum Leistungsträger werden. Eine gute Einarbeitung erfordert Geduld, Fingerspitzengefühl und vor allem ein Konzept.
Der Mitarbeiter stellt viele verwirrte Fragen und Sie fürchten, er könnte etwas schwer von Begriff sein? Vielleicht ist ja aber auch die Einarbeitung unzureichend und es muss nachjustiert werden. Man sollte nicht vergessen, dass auf den Neuen viele Informationen und Eindrücke einprasseln. Das, was im Team längst selbstverständlich ist, kommt ihm vielleicht fremd vor. Sorgen Sie daher dafür, dass er Prozesse und Arbeitsweisen wirklich nachvollziehen kann. Dazu gehört die Erläuterung der Aufgaben, aber auch der Jargon beziehungsweise die eigene „Sprache“, die im Team gesprochen wird. Darüber hinaus ist es wichtig, ihm die Ansprechpartner für seine verschiedenen Anliegen vorzustellen. Dies wird bei Einarbeitungen häufig vergessen, ist aber von großer Bedeutung: Der Angestellte soll wissen, an wen er welche Fragen richten kann – denn nichts ist für ihn unangenehmer, als wenn er den falschen Kollegen damit behelligt, der vielleicht sogar noch genervt reagiert. Eine klare Orientierung ist das A und O am neuen Arbeitsplatz.
Eine gute Einarbeitung ist zwar aufwändig, aber sie bedeutet auch, dass ein neuer Kollege nicht nur schneller im Team ankommt, sondern auch seine Aufgaben erfüllen kann – und damit nützlich ist. Geschieht die Einarbeitung jedoch eher zwischen Tür und Angel, wird er sich selbst überlassen oder setzen die Vorgesetzen Wissen voraus, wo noch gar keins existieren kann, bleibt er orientierungslos. Er wird ständig nachfragen müssen und auch Fehler machen. Damit ist er nicht nur ein Störfaktor, sondern es dauert auch sehr viel länger, bis er seine Qualitäten zum Strahlen bringen kann und einen Mehrwert darstellt. Zudem kann der Neue schneller mit den neuen Arbeitskollegen auf Augenhöhe agieren, wenn er gut eingearbeitet wurde.
Damit das alles klappt, empfiehlt sich die Erstellung eines Einarbeitungsplans. Dieser umfasst, was der Mitarbeiter wissen muss. Im Bereich Sachbearbeitung und Sekretariat gehören zum Beispiel Standards dazu, die so auch in der Stellenausschreibung standen. Der oder die neue Angestellte wird diese Skills mitbringen, das ging aus dem Bewerbungsprozess hervor. Im Einarbeitungsplan steht jedoch, welche priorisiert werden, was wann angewendet werden muss und worauf Wert gelegt wird.
Handelt es sich um eine spezialisierte Fachkraft, muss sehr detailliert geplant werden, welchen Bereichen sich derjenige widmen soll – ab dem ersten Tag und für die folgenden Wochen oder gar Monate. Auch kleine Details gehören zur Auflistung, denn was für die alten Hasen eine Selbstverständlichkeit ist, kann der neue Besen einfach noch gar nicht wissen. Und es ist zu erwägen, welche Kenntnisse und Fähigkeiten der neue Mitarbeiter als Erstes benötigt und welche noch nicht so wichtig sind. Ebenfalls ist zu überlegen, wie lange die Wissensvermittlung dauern wird. Ganz wichtig: Ein Bombardement mit unzähligen neuen Informationen ist nicht ratsam, denn davon fühlt sich der Neue schnell überwältigt. Zwar gibt es Talente, die sehr viel auf einmal verstehen und umsetzen können. Trotzdem sollte der Grundsatz gelten: „In der Ruhe liegt die Kraft“. Nach jedem Schulungs- und Informationsblock bekommt der Mitarbeiter die Möglichkeit, das gerade Erlernte zu erproben, weil „Learning by Doing“ immer noch die effektivste Methode ist. Außerdem erhält er die Chance, eigene Notizen oder Anleitungen zu verfassen, sich mit den Arbeitsprozessen vertraut zu machen und den Lerninhalt im Gehirn zu verankern – und natürlich sachbezogene Fragen zu stellen.
In jedem Fall – und auch, um die Abläufe im Team nicht zu sehr zu stören – ist es empfehlenswert, einen Paten oder Mentor abzustellen, der sich in einem gewissen Zeitraum ganz der Einarbeitung des Neuen widmet. Selbst introvertierte Menschen kommen mit ihrem „Buddy“, wie der Vertrauenskollege auch genannt wird, aus der Reserve. Er ist es auch, der den Kollegen in Organisatorisches, Büro-Gepflogenheiten und Zwischenmenschliches einweist.
Zu guter Letzt ist regelmäßiges Feedback während des Einarbeitungsprozesses sinnvoll. Das kann locker oder auch recht engmaschig erfolgen. Zumindest sollte sich der Vorgesetzte in den ersten drei Monaten kontinuierlich erkundigen, wie der Angestellte mit den Aufgaben klarkommt: Was hat er aus dem Einarbeitungsplan gelernt? Welches Wissen hat er sich zusätzlich angeeignet? Wo gibt es Lücken? Wie ist das Verhältnis zu den Kollegen? So wird ein angenehmer Start im neuen Unternehmen ermöglicht, und das rekrutierte Talent kann schnell zeigen, was in ihm steckt – eine Win-Win-Situation für den Neuen und für seinen Arbeitgeber gleichermaßen.
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