Das muss man auch erstmal schaffen, so ein anständiges Digital-Chaos! Dabei sollte der Arbeitsplatz die effizienteste und aufgeräumteste Umgebung Ihres Lebens sein. Ja, Ordnung kostet Zeit – aber Chaos kostet Zeit in einer ganz anderen Dimension! Oder finden Sie mal schnell das Protokoll vom vorvorletzten Meeting – dann werden wir ja sehen.
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist nicht nur eine Frage der Ästhetik, sondern die Voraussetzung, um überhaupt arbeiten zu können. Es gibt zwei Ebenen, auf denen sich der Messie austoben kann: der Schreibtisch an sich und der Rechner mit seinen unbegrenzten Möglichkeiten. Damit ist jetzt Schluss! Ordnung am Arbeitsplatz kann trainiert werden, aber dazu muss es erstmal ordentlich sein. Also los: Schreibtisch aufräumen! Der ganze Kleinkram kommt in die Schublade oben links. Die Arbeitsfläche muss total frei sein, dann werden es auch die Gedanken wieder sein.
In die unteren Schubladen, die nur aufgezogen werden, wenn man Schokolade sucht, da kommt der ganze Papierkram rein, der rumliegt. Alles, was man diese Woche noch nicht angefasst hat, kommt da unten rein. Zu viele Dinge auf der Schreibtischoberfläche kratzen an der Konzentration. Auch die ganzen hässlichen Witz-Geschenke und Karten kommen nach unten in die Schublade. Neben dem Bildschirm sind höchstens zwei Fotos erlaubt. Gut, ein Becher für die Stifte. Fertig. Und das Tolle? Das machen wir jetzt jeden Tag zum Feierabend! Keine Sorge: Es werden immer weniger und seltener Gegenstände hier liegen. Das war der leichte Teil.
Das Internet ist toll – niemand muss mehr ins Büro und die interne Kommunikation funktioniert trotzdem. Kein Chef mehr, der einen ständig kontrolliert und einem über die Schulter schaut. Diese Kontrolle wird jetzt ersetzt durch Selbstorganisation und Vertrauen. Das heißt, jeder ist jetzt für seinen eigenen virtuellen Raum verantwortlich. 10 000 ungelesene Mails darf es dann nicht mehr geben, sonst platzt der Traum vom selbstbestimmten Arbeitsalltag. Das Horten von Datenmüll ist nicht nur unsinnig, es bremst das Arbeiten und kann sogar krankhafte Züge annehmen.
Die Wissenschaft beginnt gerade erst, sich mit „digital hoarding“ zu beschäftigen. Fest steht, es wird eine Unterform des Messie-Syndroms, das seit einigen Jahren als psychische Störung eingestuft wird. Natürlich ist nicht jeder, der nie etwas vom Rechner löscht, psychisch krank. Schließlich ist es auch ein weit verbreitetes Phänomen. Vielen scheint das Aussortieren einfach zu zeitraubend. Oder sie hängen emotional an Daten. Nur: Es wird immer schwieriger, wertvolle Informationen aus der Datenmenge zu filtern und gleichzeitig übrigens auch vor Hackern zu schützen. Sogar auf die Umwelt hat das Horten von Datenmengen einen Effekt: mehr Daten = mehr Server = mehr Energie.
Konzentriertes Arbeiten ist nur möglich, wenn man sich auf das Wesentliche fokussieren kann. Alles merken, was der Boss gesagt hat und wieder ploppen drei Mails auf? Das Telefon klingelt? Dazu wurden Stifte, Post-Its und Aufgabenverwaltungstools erfunden. Diese praktischen Tools erinnern ihre Nutzer an wichtige Aufgaben und Deadlines. Erstellen Sie sich einen strukturierten Wochenplan. Eine gute Liste sorgt auch dafür, dass Sie Aufgaben unterteilen, realistisch die Zeit dafür einschätzen lernen und flexibel bleiben.
Ja und wann haben Sie endlich Zeit zum Arbeiten, wenn Sie nur noch sortieren sollen, fragen Sie sich vielleicht. Letztendlich bringt eine solide Organisation am Arbeitsplatz unterm Strich mehr Zeit für die Arbeit. Entwickeln Sie ein System, um Daten sinnvoll zu speichern. Bilder kommen zu Bildern, thematisch in Ordnern sortiert. Eingehende To-dos kommen in den einen Ordner, Termine in den anderen. Und natürlich wird auch alles sinnvoll beschriftet. Ein großes Durcheinander an Notizen, Aufgaben und Links gibt es nicht mehr. Alles wird sortiert, sodass man es nicht nur schneller wiederfindet, sondern einen Hagel an neuen Aufgaben auch ganz cool wegsortiert und die Aufgabe, die gerade aktuell ist, erst mal durchzieht. Also insgesamt weniger Stress – yay!
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