Eine Kündigung macht nie Spaß – selbst, wenn man selber derjenige ist, der die Entscheidung trifft und sich vielleicht sogar freut, dem alten Job den Rücken zu kehren und einen neuen zu beginnen. Das Kündigungsschreiben ist ein wichtiger formaler Schritt, dessen Regeln man kennen sollte. Denn sonst kann es unangenehme Überraschungen geben. Es ist wichtig, keine Fehler zu machen sowie klar und präzise zu sein – sonst kann sich die Kündigung im schlimmsten Fall noch als unwirksam erweisen.
Diverse Aspekte sind beim Kündigungsschreiben zu berücksichtigen. Zunächst einmal ist die Form entscheidend: Es muss grundsätzlich schriftlich erfolgen und handschriftlich unterschrieben werden. Am Telefon, per E-Mail oder gar per WhatsApp zu kündigen ist nicht wirksam. Zudem ist es ratsam, vor dem eigentlichen Schreiben das Gespräch mit dem Vorgesetzten zu suchen. Ein Kündigungsgespräch ist zwar arbeitsrechtlich nicht relevant, aber wenn das Verhältnis nicht bereits unwiderruflich zerrüttet ist, kann ein Kündigungsgespräch für beide Seiten nützlich sein. Je eher der Arbeitgeber von dem bevorstehenden Weggang erfährt, desto schneller kann er sich um eine geeignete Vertretung für den scheidenden Mitarbeiter kümmern. Auch für denjenigen der geht, ist ein Gespräch mit dem Chef eine Gelegenheit, noch einmal persönliches Feedback zu erhalten.
Häufig verlässt man seinen Arbeitsplatz mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Vielleicht winkt in einem anderen Unternehmen die langersehnte Führungsposition und man sieht in der jetzigen Firma keine Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln. Trotzdem kann der Abschied schwerfallen. Das sollte man in einem Kündigungsgespräch zum Ausdruck bringen. Im Guten zu gehen ist auch nicht unerheblich für das Arbeitszeugnis, das ja möglichst positiv ausfallen soll. Entsteht am Ende des Arbeitsverhältnisses noch Groll, so kann sich das durchaus in der Beurteilung widerspiegeln.
Das Gespräch mit dem Chef ersetzt jedoch nicht die offizielle schriftliche Kündigung. Hier gelten bestimmte Regeln, die zu berücksichtigen sind. Vorab sollte der Kündigende klären, an wen sich das Schreiben eigentlich richten soll. Im Allgemeinen gilt, dass der Empfänger immer der Arbeitgeber ist, so wie er im Arbeitsvertrag angegeben wird. Um auf der sicheren Seite zu sein, darf sich das Schreiben auch an eine zweite Person richten, also etwa den Chef und den Leiter der Personalabteilung. Ist es ein kleiner Betrieb ohne Personalabteilung, so können der direkte Chef sowie der Geschäftsführer angesprochen werden. Übrigens: Auch, wenn man den Vorgesetzten stets geduzt hat, muss er im Kündigungsschreiben gesiezt werden. Schließlich handelt es sich um ein offizielles Dokument, das auch vor Gericht Relevanz haben kann.
Wichtiger als die Anrede ist jedoch die Formulierung, die klarstellt, zu wann man eigentlich kündigen möchte. Ein Austrittsdatum anzugeben ist hier sinnvoll, wenn auch nicht zwingend. Die Wortwahl „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ wird zumeist ebenfalls akzeptiert. Es gibt je nach Dauer der Betriebszugehörigkeit gesetzlich festgelegte Kündigungsfristen. Bei einer Anstellung zwischen sieben Monaten und zwei Jahren beträgt sie beispielsweise vier Wochen, wobei zum Monatsende oder auch bereits zum 15. Eines Monats gekündigt werden kann. Wer bereits zehn Jahre bei seinem Arbeitgeber tätig war, für den gilt gewöhnlich eine Frist von vier Monaten (zum Ende des Monats). Es lohnt sich aber auch ein Blick in den Arbeitsvertrag, denn nicht selten sind die Kündigungsfristen im jeweiligen Unternehmen individuell geregelt.
Generell wird ein Kündigungsschreiben kurz und knapp formuliert. Die wichtigsten Formalien, die es enthalten sollte, sind der fristgerechte Austrittszeitpunkt und die Bitte um eine Empfangsbestätigung der Kündigung sowie des angegebenen Datums. Zu guter Letzt sollte der Satz „Ich bitte um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses“ nicht fehlen.
Was das Angeben des Kündigungsgrundes betrifft, so muss dieser im Schreiben bei einer ordentlichen Kündigung nicht genannt werden. Die Gründe spielen allerdings dann eine Rolle, wenn der Angestellte eine außerordentliche oder fristlose Kündigung anstrebt. Wer etwa eine neue Stelle schnellstmöglich beginnen und aus einem Vertrag herauskommen möchte, sollte sich unbedingt von einem Arbeitsrechtler beraten lassen. Der Anwalt kann ausloten, ob die Gründe ausreichen, um die Auflösung des Arbeitsverhältnisses zu beschleunigen.
Ist das Schreiben fertig, so sollte es am besten persönlich abgegeben werden. Denn arbeitsrechtlich gilt als Kündigungsdatum immer das Eingangsdatum. Wird das wichtige Dokument auf dem Postweg verschickt, kann es zu Verzögerungen kommen – und sich auf die Kündigungsfrist auswirken. Wer den Brief aber doch verschicken möchte, sollte dies unbedingt per Einschreiben tun, um später einen Nachweis zu haben. Übrigens: Eine schriftliche Kündigung lässt sich nicht zurücknehmen. Nur wer im Affekt seinem Chef „Ich kündige!“ zugerufen hat, kann dies hinterher noch widerrufen. Aber so etwas geschieht wohl eher nur in Filmen.
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