E-Mail Tricks: So werden Ihre Nachrichten auch gelesen

Morgens lesen die meisten von uns erstmal ihre E-Mails. Besser gesagt: Sie überfliegen sie, denn oft warten zu Arbeitsbeginn hunderte an Nachrichten im Postfach. Nebenbei trudeln schwatzend die Kollegen ein und eigentlich müssen Sie erstmal einen Kaffee trinken. Da kann schon mal die eine oder andere wichtige Mail aus Versehen im Papierkorb landen. Damit das nicht mit Ihren eigenen Nachrichten passiert, haben wir ein paar Tipps für die perfekte Mail zusammengefasst. 

Arbeitswelt: Ganz leicht die perfekte E-Mail schreiben

Um in der morgendlichen E-Mail-Flut nicht unterzugehen, braucht es nicht viel. Sie müssen nur ein paar kleine Regeln befolgen und schon glänzen Sie mit der perfekten Nachricht beim Kunden, Geschäftspartner oder Chef. Im Schnitt sendet ein deutscher Büroangestellter 180 Mails pro Tag. Klar, da ist keine Zeit, um ewig an jeder einzelnen Nachricht zu feilen. Aber das müssen Sie auch gar nicht. Achten Sie einfach auf die folgenden Tipps:

• Fassen Sie sich kurz! Eine E-Mail ist kein Brief: Die Mitteilungen sollen knapp, übersichtlich und gerne flott sein. Geht es einmal beim besten Willen nicht in der kurzen Variante, sorgen Sie für eine bessere Übersicht, indem Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz machen.
• Betreff: Jetzt knallt´s! Die Betreffzeile entscheidet über das Schicksal Ihrer Nachricht. Landet Sie im Papierkorb oder sogar im Spam? Der größte Fehler ist eine leere Zeile. Wer keinen knackigen Betreff formuliert, kann sich eigentlich gleich die ganze E-Mail sparen.
• Achten Sie auf Rechtschreibung! Umgangssprache in einer E-Mail? Okay, warum nicht, aber bitte lesbar und nicht voll mit modernen Abkürzungen, die vielleicht nicht jedem geläufig sind. Eine schlampige Mail voll mit Fehlern oder nur aus Kleinbuchstaben wird sicherlich niemals zu Ende gelesen werden.
• Höflich bleiben! Ein flapsiges „Hallo“ und direkt alle geduzt? Gar nicht gut! Was im englischsprachigen Raum vielleicht üblich ist, hat sich noch lange nicht in der deutschen Geschäftskorrespondenz durchgesetzt. Auch ein „Bitte“ oder ein „Danke“ kommt immer noch gut und kann so manche Tür öffnen.
• Muss das sein? Massenmails sind praktisch für Sie, aber schlimm für alle anderen. Besonders wenn die Kollegen nur einen Tisch weiter sitzen. Denken Sie vor dem Verschicken drüber nach, ob die Mail überhaupt sein muss.
• Lachen ist gesund? Sie sind ein Spaßvogel und jede Ihrer Nachrichten ist mit witzigen Smileys gespickt? Das ist schön, wirklich, aber in geschäftlichen Nachrichten müssen Sie sich etwas zurückhalten, wenn Sie ernstgenommen werden möchten.
• Priorität ohne Priorität! Der Trick, seine Mail mit höherer Priorität zu versenden, hat sich abgenutzt. Heute hat man fast größere Chancen, dass die eigene Nachricht gelesen wird, wenn man auf diesen Status seiner Mail verzichtet. Alle E-Mails sind wichtig, sonst würden sie nicht verschickt.
• Ohne Nähkästchen! Privates, Streitigkeiten unter Kollegen oder sogar Intimes? Hat alles in elektronischer Post nichts verloren! E-Mails können abgefangen und mitgelesen werden: Das wird schnell mal peinlich. Wenn Sie unbedingt tratschen müssen, treffen Sie sich in der Kaffeeküche, wie alle anderen auch.
• Wer bin ich? Vergessen Sie nicht, eine übersichtliche Signatur zu gestalten. Wie Sie das privat halten, ist Ihnen überlassen. Aber im Beruf gehört eine Signatur am Ende der Mail einfach dazu. Der Empfänger soll Sie schließlich auch erreichen können, ohne erstmal die Auskunft anrufen zu müssen, oder?

Auch das Beantworten von elektronischen Nachrichten will gelernt sein

Wer eine E-Mail schreibt, hat es oft eilig. Lassen Sie den Empfänger nicht zu lange auf eine Antwort warten, aber schreiben Sie auch nicht sofort zurück. Als Faustregel gilt: Antworten sollte man frühstens nach einer Stunde und spätestens nach 24 Stunden. Wer hier im Schneckentempo unterwegs ist, hat schnell ausgespielt. Auch das Zurückschicken von Mails zusammen mit der Antwort kommt nicht gut an, außer Sie beziehen sich direkt auf den Inhalt und die Nachricht kann sonst nicht zugeordnet werden. Produzieren Sie aber keine Endlosketten. Als Grußformel am Schluss der Mail kann man übrigens mit einem „Mit freundlichen Grüßen“ nichts falsch machen. Der Satz gilt als Standard, wirkt aber ziemlich unpersönlich. Freundlicher wären „Beste Grüße“ oder „Schöne Grüße“. In diesem Sinne!

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E-Mails sind praktisch. Aber auch ein klassischer Brief kommt in manchen Fällen gut an. Talente im kaufmännischen Sektor händeln beides großartig: Ob Sie mit Logistik-Geschick die Postsendungen auf die Straße bringen oder im Rahmen der Bürokommunikation digitale Lösungen feurig managen: Sie finden die Lösung für jede Form von Nachrichten. 

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