Ob Ablage-Tools oder Kommunikationskanäle: Im Zuge der Digitalisierung müssen sich Arbeitnehmer mit vielen unterschiedlichen Software-Lösungen auseinandersetzen. Die Corona-Pandemie hat nun zu noch mehr Benutzung digitaler Anwendungen geführt – doch die sind laut Umfragen nicht immer nützlich, sondern sorgen mitunter sogar für Verwirrung und Frust.
Unternehmen waren durch die Homeoffice-Pflicht gefordert, ihren Beschäftigten neue Anwendungen bereitzustellen, um sie von zu Hause aus arbeitsfähig zu machen und mit digitalen Arbeitsmitteln eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zu ermöglichen. Heißt: Eine App hier, ein Tool da, eine neue Gruppe oder ein Channel dort. Laut einer Studie des Softwareunternehmens Citrix gibt es jedoch häufig ein Zuviel des vermeintlich Nützlichen: Ein Großteil der Befragten fühlen sich durch zu viele Tools in ihrer Arbeit ausgebremst. 64 Prozent der Arbeitnehmer berichten, sie arbeiteten mit mehr Kommunikations- und Kollaborationstools als vor der Pandemie. 71 Prozent geben an, dass ihre Arbeit dadurch komplexer geworden sei.
Darüber hinaus ergibt die Studie, dass Mitarbeiter genauso viel oder mehr Stunden arbeiten, aber weniger erreichen, weil sie die Technologie als Hindernis empfinden.
Eine aktuelle EMNID-Umfrage hat sich ebenfalls dem Thema digitale Anwendungen am Arbeitsplatz gewidmet. Von 1.000 befragten Arbeitnehmern gaben immerhin 66 Prozent an, dass sie die in ihrem Unternehmen vorhandenen digitalen Tools effizient im Arbeitsalltag einsetzen.
Rund ein Viertel (24 Prozent) der Beschäftigten fühlt sich jedoch oft von zu vielen verschiedenen digitalen Instrumenten bei ihrer Arbeit beeinträchtigt. Fehlendes persönliches Know-how im Umgang mit diesen Werkzeugen oder unklare Regelungen zum Einsatz digitaler Instrumente sehen hingegen nur 18 Prozent beziehungsweise 17 Prozent als ein häufiges Hindernis. Damit scheint eine zu komplexe Tool-Landschaft in Unternehmen die größte Hürde für Mitarbeiter im Umgang mit modernen Kommunikationswerkzeugen zu sein. Zu wenig werde darauf geachtet, dass die Anwendungen den tatsächlichen Bedürfnissen der Angestellten entsprechen.
Ob fehlendes persönliches Know-how (24 Prozent) oder unklare Regelungen zum Einsatz der Instrumente (20 Prozent) – die Altersgruppe der 40- bis 49-Jährigen fühlt sich in diesen Bereichen überdurchschnittlich stark beeinträchtigt. Sie scheint hier den meisten Schulungs- beziehungsweise Weiterbildungsbedarf zu haben. Die jüngeren und älteren Berufstätigen hingegen sehen sich am seltensten durch fehlendes Know-how (unter 29-Jährige: 15 Prozent, über 60-Jährige:16 Prozent) und unklare Regelungen (unter 29-Jährige: 14 Prozent, über 60-Jährige: 12 Prozent) bei der digitalen Zusammenarbeit behindert. Dass über 60-Jährige weniger über fehlende Expertise klagen, könnte daran liegen, dass sie generell an ihrem Arbeitsplatz weniger mit neuen Technologien in Kontakt kommen als jüngere Arbeitnehmer.
Fakt ist: Digitale Tools sollen nicht nur die Effizienz der Prozesse steigern, sondern auch die sogenannte „Employee Experience“ verbessern, also das Arbeitserlebnis und die Emotionen, die daran gekoppelt sind. Dieses Erleben ist eng mit der Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation verbunden und somit auch mit dem Engagement der Beschäftigten. Tools können das Leben sehr viel leichter machen, doch können sie auch frustrierend sein, wenn sie zusätzliche Schritte im Workflow bedeuten und ihn unnötig verkomplizieren. Das geht auf Kosten der Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich auch der Effizienz. Wichtiger ist es, den Bedarf zu erfassen, der tatsächlich besteht und maßgeschneiderte Werkzeuge anzuschaffen. Dazu sollten die Mitarbeiter in einem regelmäßigen Turnus befragt werden: In welchen Bereichen wünschen sie sich Erleichterung? An welchen Stellen empfinden sie die Arbeitsschritte als überflüssig? Zudem gilt: Es ist nicht alles Gold, was glänzt. Nur, weil eine Anwendung neu auf dem Markt ist, gehypt wird und mit noch mehr vermeintlich effizienzsteigernden Funktionen winkt, muss sie nicht gleich im Unternehmen implementiert werden. Häufig wechselnde Tools sorgen beim Team nämlich potentiell eher für Unmut als für Freude.
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