Papierlose Büros sind die Zukunft. Längst hat die E-Mail die herkömmliche Post ersetzt, auch im Geschäftsleben. Im elektronischen Postfach landen Kreditanträge genauso wie Unterlagen für den nächsten Urlaub. Signiert werden diese Anlagen natürlich auch: digital. Aber ist das überhaupt rechtens?
Mithilfe einer digitalen Signatur lassen sich elektronische Dokumente digital unterzeichnen. Bei einer digitalen Unterschrift handelt es sich um eine elektronische Signatur, mit deren Hilfe der Absender einer Nachricht oder eines Dokuments seine Identität nachweisen kann. Unter Umständen lässt sich damit auch sicherstellen, dass der ursprüngliche Inhalt eines versendeten Dokuments oder einer Nachricht nicht verändert wurde. Digitale Signaturen sind einfach zu übertragen, lassen sich nicht durch Dritte imitieren und werden mit einem automatischen Zeitstempel versehen. Da der Empfang der originalen signierten Nachricht nachgewiesen werden kann, ist es dem Absender später zudem nicht möglich, den Versand der Nachricht abzustreiten.
Es ist faktisch unmöglich, eine digitale Unterschrift zu fälschen. Die digitale Signatur bietet sich dadurch auch für den Geschäftsverkehr an und hat viele Vorteile: Empfänger sparen Zeit durch effizientere Bearbeitung der Daten, Geld durch wegfallende Kopier- oder Sortierarbeiten und Sicherheit durch fälschungssichere Unterschriften. Der Sender freut sich ebenfalls über eine Zeitersparnis durch die Online-Übermittlung der Unterlagen, eine Kostenersparnis durch das Wegfallen der Portokosten und mehr Sicherheit. Dabei reicht es nicht aus, die eigene Unterschrift einzuscannen und als Bild in digitale Dokumente zu integrieren, um rechtsverbindlich zu sein. Schließlich könnte jeder in Besitz der Bilddatei kommen und Dokumente mit dieser kopierten Unterschrift unterzeichnen. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur ist fälschungssicher und rechtsgültig. Die genauen Anforderungen an eine elektronische Signatur sind in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) geregelt. Dank der europäischen Verordnung ist die elektronische Unterschrift seit 2016 in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Damit ist die Rechtsunsicherheit vorbei und es steht schwarz auf weiß, dass eine elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift völlig gleichkommt.
Digitale Signaturen sind wie elektronische Fingerabdrücke. In Form einer kodierten Nachricht verbindet die digitale Signatur einen Unterzeichner sicher mit einem Dokument im Rahmen einer gespeicherten Transaktion. Die Übertragung der digitalen Unterschrift erfolgt verschlüsselt. Anbieter von Lösungen für digitale Signaturen wie DocuSign nutzen ein spezielles Protokoll namens Public Key Infrastructure (PKI). PKI fordert die Anwendung eines mathematischen Algorithmus, um lange Zahlenketten, sogenannte Schlüssel, zu erzeugen. Einer dieser Schlüssel ist öffentlich, der andere privat. Wenn ein Benutzer ein Dokument elektronisch unterschreibt, wird unter Nutzung des privaten Schlüssels des Unterzeichners eine Signatur erzeugt. Der private Schlüssel wird vom Unterzeichner geheim gehalten. Der mathematische Algorithmus arbeitet wie eine Chiffre und erzeugt Daten zu dem betreffenden Dokument, Hash genannt, und verschlüsselt die Daten. Die resultierenden verschlüsselten Daten sind die digitale Signatur. Die Signatur wird zudem mit einem Zeitstempel versehen. Wenn das Dokument nach der Unterzeichnung verändert wird, ist es ungültig.
Das klingt, als müssten Sie diverse Anwendungen downloaden und Ihnen graut schon vor dem Chaos auf Ihrem Rechner? Keine Sorge! Die DocuSign-Plattform beispielsweise ist zu 100 Prozent cloudbasiert und ohne Download direkt über eine Webschnittstelle verfügbar. Zudem muss lediglich der Sender eines unterzeichneten Dokuments ein Konto bei einem Anbieter haben, der Empfänger kann vollkommen sicher alles online abwickeln. Die meisten Systeme sind ohne Einarbeitungszeit zu verstehen, Sie müssen keinen Workshop besuchen oder ähnliches. Was Sie allerdings vorher brauchen, ist eine Absprache. Die Vertragspartner sollten sich im Vorfeld ausdrücklich auf eine elektronische Signatur verständigen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten im Vertrag vereinbaren, dass sie damit einverstanden sind, diese Art der Unterschrift einsetzen zu wollen. Das geschieht im Rahmen einer sogenannten Formklausel. Sobald die Klausel feststeht, ist sie verbindlich und einem papierlosen Büro steht in Zukunft nichts mehr im Weg.
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