So viele Aufgaben, Projekte, Termine – das im Kopf unter einen Hut zu bekommen, ist im Job kaum möglich. Eine To-do-Liste kann helfen, die Selbstorganisation zu optimieren.
Tatsächlich ist die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, der Spitzenreiter unter den von Arbeitgebern geforderten Metakompetenzen. Das ergeben zumindest aktuelle Studien. Kein Wunder: In Zeiten von flachen Hierarchien, Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit und agilem Arbeiten müssen sich Vorgesetzte darauf verlassen können, dass ihre Mitarbeiter eigenständig handeln und denken können und sich nicht bei jedem Aufgabenschritt begleiten lassen müssen. Der Chef möchte darauf vertrauen, dass der Laden läuft. Intelligente To-do-Listen können im Arbeitsalltag eine echte Stütze sein. Auch elektronische Lösungen gibt es mittlerweile zuhauf, und App-Stores bieten Hunderte verschiedener To-do-Listen-Programme für Smartphone und Tablet. Aber egal, ob digital oder per Zettel und Stift: To-do-Listen lassen sich optimieren, und es gibt eine Vielzahl von Modellen, wie man sie erstellt.
Da ist zum Beispiel die ALPEN-Methode. ALPEN steht für Aufgabe aufschreiben, Länge abschätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle. So werden zunächst alle Aktivitäten und Termine in einer nichtchronologischen To-do-Liste notiert. Dann setzen Sie diese in die richtige Reihenfolge und schreiben 45ruzj den geschätzten Zeitaufwand der einzelnen Aufgaben dazu, ebenso wie eventuelle Deadlines. Dabei die Puffer nicht vergessen! Dauert etwa das wöchentliche Teammeeting erfahrungsgemäß immer etwas länger als die veranschlagten 30 Minuten? Dann planen Sie lieber einen Zeitrahmen von einer Stunde ein. Am Schluss wird geprüft, ob alles in einen Acht-Stunden-Tag passt, oder ob manche Aktivitäten auch am nächsten Tag erledigt werden können. Sie merken, das ist alles viel zu viel und passt hinten und vorne nicht? Dann priorisieren Sie! Auch dazu gibt es jede Menge Systeme, die sich nutzen lassen, wie beispielsweise die sogenannte Eisenhower-Matrix. Dabei zeichnen Sie eine Art Graph, bei dem die horizontale X-Achse den Dringlichkeitsgrad darstellt, wobei die linke Seite die niedrigste und die rechte Seite die höchste Dringlichkeit aufweist. Die vertikale Y-Achse zeigt die Wichtigkeit, mit der niedrigsten Wichtigkeit unten und der höchsten oben.Das Ergebnis sind vier Quadrate: Dringend und wichtig, dringend und unwichtig, wichtig und nicht dringend, unwichtig und nicht dringend. Sie können alle Aufgaben einem der Quadrate zuordnen und so ein klares Verständnis dafür erlangen, was wirklich erledigt werden muss und was warten kann. Klingt kompliziert? Muss es nicht sein – schon gar nicht mit einer der zahlreichen Eisenhower-Apps.
Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe von anderen Methoden, nach denen man seine To-do-Liste erstellen kann, mit so klangvollen Akronymen wie SMART (Spezifisch, Messbar, Aktionsorientiert, Realistisch, Terminiert), AMORE (Ambitiös, Motivierend, Organisiert, Realistisch, Echt) oder auch PIDE WaWa (Positives Formulieren, Ist-Zustand festhalten, Detailliertheit, Erreichbarkeit, Wann, Warum). Wer keine Lust hat, sich mit diesen einzelnen Modellen im Detail zu befassen und schon angesichts ihrer sonderbaren Namen ins Schwitzen kommt, kann sich auch ein eigenes System aneignen. Dabei sind nur folgende Punkte zu beachten:
Und das Wichtigste: Machen Sie es zur Gewohnheit, To-do-Listen zu erstellen, und zwar regelmäßig und zu bestimmten Zeiten. Dann werden Sie Ihre eigene Routine entwickeln, die am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passt. Sie sind ein Macher und Sofort-Erlediger? Oder Sie sind eher der Typ Prokrastinierer? Richten Sie Ihre To-do-Liste danach aus – aber natürlich so, dass alles bewältigbar bleibt und das Aufgabenpensum gut strukturiert vor Ihnen liegt.
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