Termine, Aufgaben oder Projekte am Arbeitsplatz so zu organisieren, dass nichts auf der Strecke bleibt – dazu dient eine To-do-Liste.
Tatsächlich ist die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, der Spitzenreiter unter den von Arbeitgebern geforderten Metakompetenzen. Das ergeben zumindest aktuelle Studien. In Zeiten von flachen Hierarchien, Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit und agilem Arbeiten müssen sich Vorgesetzte darauf verlassen können, dass ihre Mitarbeiter eigenständig handeln und denken können und sich nicht bei jedem Aufgabenschritt begleiten lassen müssen. Intelligente To-do-Listen können für Talente im Arbeitsalltag eine wertvolle Stütze sein. App-Stores bieten Hunderte verschiedener To-do-Listen-Programme für Smartphone und Tablet. Aber egal, ob digital oder per Zettel und Stift: To-do-Listen lassen sich zumeist noch optimieren, und es gibt eine Vielzahl von Modellen, nach denen die Listen erstellt werden können.
Ein Beispiel für ein To-do-System ist die ALPEN-Methode. ALPEN steht für Aufgabe aufschreiben, Länge abschätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle. So werden zunächst alle Aktivitäten und Termine in einer nichtchronologischen To-do-Liste notiert. Dann werden diese in die richtige Reihenfolge gesetzt, ein geschätzter Zeitaufwand für die einzelnen Aufgaben dazugeschrieben, ebenso wie eventuelle Deadlines. Auch Puffer einzuplanen ist ratsam. Dauert etwa das wöchentliche Teammeeting erfahrungsgemäß immer etwas länger als die veranschlagten 30 Minuten, bietet ein großzügiger Zeitrahmen von 60 Minuten mehr Luft. Am Schluss wird geprüft, ob alles in einen Acht-Stunden-Tag passt, oder ob manche Aktivitäten auch am nächsten Tag erledigt werden können.
Sollten die Vorhaben grundsätzlich den Rahmen sprengen, ist eine Priorisierung wichtig. Ein nützliches System hierfür ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Dazu wird eine Art Graph gezeichnet, bei dem die horizontale X-Achse den Dringlichkeitsgrad darstellt, wobei die linke Seite die niedrigste und die rechte Seite die höchste Dringlichkeit aufweist. Die vertikale Y-Achse zeigt die Wichtigkeit, mit der niedrigsten Wichtigkeit unten und der höchsten oben.Das Ergebnis sind vier Quadrate: dringend und wichtig, dringend und unwichtig, wichtig und nicht dringend, unwichtig und nicht dringend. Alle Aufgaben können einem der Quadrate zugeordnet werden. Dadurch entsteht ein klares Verständnis dafür, was wirklich erledigt werden muss und was warten kann. Am einfachsten gelingt diese Methode mit einer der zahlreichen Eisenhower-Apps.
Darüber hinaus gibt es eine Reihe von anderen Methoden, nach denen man seine To-do-Liste erstellen kann, mit Akronymen wie SMART (Spezifisch, Messbar, Aktionsorientiert, Realistisch, Terminiert), AMORE (Ambitiös, Motivierend, Organisiert, Realistisch, Echt) oder auch PIDE WaWa (Positives Formulieren, Ist-Zustand festhalten, Detailliertheit, Erreichbarkeit, Wann, Warum).
Nicht jedem liegt es, sich mit diesen einzelnen Modellen im Detail zu befassen, und viele Berufstätige erarbeiten lieber ihr eigenes System, To-do-Listen zu führen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:
Als wichtigste Regel gilt, es sich zur Gewohnheit zu machen, To-do-Listen zu erstellen –am besten regelmäßig und zu bestimmten Zeiten. So kann sich eine Routine entwickeln, die optimal zur eigenen Arbeitsweise passt.
Sind Sie ein Macher und Sofort-Erlediger? Oder eher der Typ Auf-die-lange-Bank-Schieber? Richten Sie Ihre To-do-Liste danach aus – aber natürlich so, dass alles bewältigbar bleibt und das Aufgabenpensum gut strukturiert vor Ihnen liegt. Bei der Suche nach einem neuen Traumjob ist klar, was ganz oben auf der To-do-Liste steht: KF Personal kontaktieren! Für den Branchenprofi hat Ihr berufliches Fortkommen nämlich höchste Priorität.
Als Fach- oder Führungskraft im kaufmännischen Bereich wissen Sie natürlich genau, wie organisiertes Listenführen den Berufsalltag erleichtern kann. Wünschen Sie sich eine kürzere To-do-Liste und eine ausgewogenere Work-Life-Balance? Dann registrieren Sie sich im Talentpool von KF Personal, und den Rest erledigen wir. Profitieren Sie noch heute von unserem exzellenten Netzwerk, den attraktiven – teils unveröffentlichten – Stellenangeboten und unserer Expertise, mit der wir Ihnen entlang des gesamten Bewerbungsprozesses zur Seite stehen! Denn KF Personal befeuert Ihre Karriere und belohnt Sie mit den schönsten Jobs im kaufmännischen Bereich.