Unzählige Prozesse – sie machen ein Unternehmen aus. Damit der komplexe Apparat eines Betriebs funktioniert, müssen diese Prozesse gut laufen, ineinandergreifen und möglichst nicht zu viele Ressourcen kosten. Um stets den Überblick zu behalten und gegebenenfalls Optimierungen vornehmen zu können, gibt es das Reporting, auch Berichtswesen genannt. Dieses geht keineswegs auf die Inhalte eines bestimmten Vorgangs im Unternehmen ein – das ist Sache der jeweiligen Abteilung. Vielmehr ist das Reporting dazu da, Tendenzen aufzuzeigen, Wissen zu bündeln und daraus dann Maßnahmen ableitbar zu machen.
Das Reporting ist ein Teil des Controllings. In elektronischer Form werden Berichte erstellt, die Entscheidungsträgern die Möglichkeit geben, sich ein Bild zu machen von der Performance einer bestimmten Abteilung und allgemein der Situation des Unternehmens. Reporting ist wichtig, damit informierte Entscheidungen getroffen werden können: Die Transparenz, die ein Reporting schafft, ist unverzichtbar.
Zu einem Reporting gehören verschiedene Elemente und es wird in mehreren Phasen erstellt. Begonnen wird mit der Definition der sogenannten KPIs (Key Performance Indicators), den Kennzahlen. Sie stellen die Leistung dar, die ein Unternehmensbereich erbringt. Schließlich muss zunächst ersichtlich sein, an welchen Faktoren man sich orientieren muss. Das Management spricht sich dazu eng mit den zuständigen Experten der Fachabteilungen ab und legt fest, welche Kennzahlen besonders aussagekräftig sind für die Branche und jeweilige Sparte. Es folgt nun die sogenannte Datenphase: Die entsprechenden Quellen der zugrundeliegenden Daten müssen ermittelt und auf Validität überprüft werden. In der Layoutphase wird schließlich entschieden, wie sich Reporting-Daten am besten visuell darstellen lassen.
Tatsächlich ist neben einer soliden Datenbasis die Visualisierung beim Reporting das A und O. Die grafische Darstellung macht auch komplexe Zusammenhänge verständlich. Dazu bedienen sich viele Firmen inzwischen einer Software, die es ermöglicht, Reports graphisch aussagekräftig zu gestalten, entscheidende Erkenntnisse knapp auf den Punkt zu bringen und sie mit anderen zu teilen.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass das Reporting im Kern zwei Ziele verfolgt: gute und klare Steuerungsinformationen für den Empfänger zu liefern und schnell und einfach erstellbar zu sein. Ein Report muss also exakt so zugeschnitten sein, dass es einen Mehrwert für den Empfänger darstellt. Eine gute Struktur hilft dem Leser dabei, den Report zu verstehen und Handlungsempfehlungen daraus abzuleiten. Komplexität sollte daher unbedingt vermieden werden: Nur die relevanten Informationen zählen. Ein guter Report sollte folgende Faktoren erfüllen:
Der Autor eines Berichts sollte sich im Klaren darüber sein, dass Zahlen unterschiedlich interpretiert werden können. Daher ist es wichtig, sie in den entsprechenden Zusammenhang zu bringen, was etwa durch eingefügte Kommentare geschehen kann, die falschen Schlussfolgerungen vorbeugen. Beispiel: „Der hohe Umsatzrückgang ist durch normale saisonale Schwankungen erklärbar und daher unbedenklich.“ Für diese Einschätzungen muss der Autor natürlich Sachverstand über das Geschäft mitbringen und die Gesamtsituation durchblicken. Das ist nur eine von vielen Herausforderungen, mit denen der Verfasser eines Reports konfrontiert ist. Er sollte obendrein seine Zielgruppe genau kennen und in der Lage sein, auch sehr kurze Darstellungen zu produzieren. Er darf sich dabei diverser Standards bedienen, die Zeit einsparen.
Des Weiteren muss ein Bericht gewisse Informationen in unterschiedlicher Gewichtung enthalten. So gibt es Daten, auf die verzichtet werden kann, andere haben eine hohe Priorität. Hier wird sich an folgenden drei Kategorien orientiert:
Je nach Wirtschafslage ist auch das Reporting-Aufkommen unterschiedlich. So sind typischerweise die Zyklen, in denen Reports verlangt werden, verkürzt, wenn es sich um ein schlechtes Jahr handelt. Entsprechend kurz sind dann auch die eigentlichen Reports, da sie einen geringeren Zeitraum abdecken. Ist dies der Fall, so wird gewöhnlich im Controlling gemeinsam mit den Führungskräften ein Plan entwickelt, auf welchen wesentlichen Daten der Fokus liegen soll. Die zentralen Kennzeichen sind nun entscheidend – eine angenehme Darstellung und Dramaturgie werden in Krisensituationen zweitrangig. Grundsätzlich gilt: Eine gute Selektion der wichtigsten Daten ist entscheidend. Digitale Business-Intelligence-Systeme helfen zwar dabei, Reports schneller zu erstellen, da sich schneller auf Daten zugreifen lässt. Diese auszuwerten und entsprechende Zusammenhänge zu schaffen, liegt aber beim Autor des Berichts.
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