Der Begriff Prozessoptimierung bezeichnet die systematische Verbesserung von Abläufen und Geschäftsprozessen in Unternehmen. Diese Optimierung fand traditionell im Rahmen des Qualitätsmanagements statt und wird nun zunehmend von einer eigenen Abteilung, dem Prozessmanagement, betreut.
Es geht bei der Prozessoptimierung darum, Prozesse in Unternehmensbereichen effizienter und effektiver zu machen, um letztlich die Produktivität zu steigern, Kosten zu sparen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Prozessoptimierung ist dabei nie abgeschlossen, sondern fortlaufend, und es werden immer wieder neue Ziele definiert. Bei der Bezeichnung „Prozess“ handelt es sich um eine Abfolge von Aktivitäten, die ein bestimmtes Ziel verfolgen. Diese finden auch abteilungsübergreifend statt, wodurch Schnittstellen entstehen. Ein Prozess lässt sich zudem in mehrere Teilprozesse gliedern.
Zu den Prozessen, die optimiert werden, gehören:
Beim modernen Prozessmanagement wird hierarchisches Abteilungsdenken ad acta gelegt. Stattdessen werden bereichsübergreifende Prozessketten innerhalb des Unternehmens betrachtet. Die Prozessoptimierung hat die Aufgabe, Arbeitsabläufe zu überprüfen, sie zu dokumentieren, Schwachstellen zu identifizieren und daraus einen verbesserten Workflow zu ermitteln – sei es für die Produktion, die Verwaltung, den Einkauf, den Vertrieb oder auch die Auslieferung. Oberste Regel: Abläufe dürfen dadurch nicht leiden beziehungsweise unterbrochen werden.
Die Logistik ist ein Beispiel für einen Geschäftsprozess, an dem fortwährend Optimierungen angestrebt werden. Die Ziele hier: eine hohe Liefertermintreue, verbesserte Durchlaufzeiten, geringere Bestände und eine hohe und gleichmäßige Kapazitätsauslastung. Was die Logistik von anderen Prozessen unterscheidet, ist, dass sie auch an Prozesse außerhalb des Unternehmens geknüpft ist. Daher müssen neben der Überprüfung interner logistischer Prozesse auch die Prozesse im Rahmen der Beschaffung und des Vertriebs betrachtet werden.
Auch im Rechnungswesen steigt die Bedeutung von Prozessoptimierung: Geschäftsleitungen, Banken und Investoren erwarten Transparenz und konsistente Daten. Die Prozessoptimierung im Rechnungswesen verfolgt daher folgende Ziele:
Dass Prozessoptimierung sehr individuell auf die verschiedenen Bereiche blicken muss, ist klar. Doch wie funktioniert sie? Eine bewährte Methode ist die Orientierung an folgenden fünf Phasen:
Bei der Vorbereitung wird zunächst einmal das gesamte Projekt organisiert: Es fällt die Entscheidung, welcher Unternehmensbereich unter die Lupe genommen werden soll, welche Mitarbeiter daran beteiligt sind und wer die Prozessoptimierung organisiert. Hinzu kommt die Entwicklung einer Kommunikationsstragie gegenüber den betroffenen Angestellten. Veränderungen stoßen nicht selten auf Ablehnung und Angst vorm Verlust des Arbeitsplatzes. Auch darauf muss sich das zuständige Team vorbereiten.
Es folgt die Potentialanalyse, bei der identifiziert wird, welche Prozesse des gewählten Unternehmensbereichs für eine Prozessoptimierung infrage kommen. Dazu gibt es diverse Analyse-Tools, welche die Prozesse grafisch darstellen und alles aufführen, was dazugehört, zum Beispiel Mitarbeiter, Zeiten und Kosten. Nun werden die Schwachstellen innerhalb des Prozesses herausgearbeitet: Gibt es Engpässe, versteckte Kosten oder Fehlerquellen? Solche Probleme werden in einer Zielformulierung zusammengefasst, ebenso wie die adäquaten Lösungswege dafür.
Nach der Potentialanalyse wird in der Phase des Redesigns der Prozess von Grund auf neu strukturiert, etwa das Management, die Abfolge innerhalb der Prozesskette oder auch die Ressourcen, die dem Prozess zur Verfügung stehen. All das wird in der Umsetzungsphase implementiert, zumeist mit Hilfe des Change Managements, damit die geänderten Prozesse im Betriebsablauf verankert und auch gelebt werden können.
Im Zuge der Nachbereitungsphase folgt eine Zeit der Überwachung der veränderten Prozesse und natürlich deren Erfolg. Hier spielen Kennzahlen eine wichtige Rolle, mit deren Hilfe Prozesse verglichen sowie die Ergebnisse einer Optimierungsmaßnahme erfasst werden können. Alle Methoden der Prozessoptimierung durchlaufen verschiedene Phasen, während sie sich sehr in ihrer Umsetzung unterscheiden. So ist beispielsweise das Business Processing Reengineering (BPR) ein recht drastisches Prozessoptimierungsinstrument, da alle Prozesse des Unternehmens komplett neu gestaltet werden. An erster Stelle steht die Reduzierung von Kosten, die nicht selten zu Entlassungen oder völlig veränderten Arbeitsfeldern für die Angestellten führt. Daher findet BPR immer weniger Verwendung. Das sogenannte Lean-Management hat wiederum zum Ziel, Verschwendungen auf ein Minimum zu reduzieren, überflüssige Prozessschritte zu beseitigen und ein harmonisches Zusammenspiel aller Prozesse herzustellen. Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege sind strikt und eindeutig definiert. Die Methode des Total-Quality-Managements legt den Fokus auf die Qualitätsverbesserung für alle Unternehmensbereiche. Bei den Prozessen soll eine Fehlerquote von null und absolute Kundenzufriedenheit erreicht werden.
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