Der Bedarf an Beschäftigten eines Unternehmens sollte stets optimal auf die Tätigkeitsfelder und das zu erledigende Pensum abgestimmt sein. Arbeit darf nicht liegenbleiben, jedoch sollte es auch genügend Aufgaben für jeden Angestellten geben. Um dieses so wichtige Gleichgewicht zu halten, gibt es die strategische Personalplanung.
Die Personalplanung ist organisatorisch ein Aufgabenbereich des Human Resources Management. Die dort tätigen Talente beschäftigen sich mit der kurz-, mittel- und langfristigen Personalsituation und entwickeln passende Maßnahmen, damit das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet und wettbewerbsfähig bleibt.
Die Planung des Personals unterteilt sich in drei Bereiche:
Die Personalplanung wird sowohl von externen als auch von internen Faktoren mitbestimmt. Zu den externen Einflussfaktoren gehören:
Während die externen Faktoren nicht in der Hand des Unternehmens liegen, sind interne Faktoren berechenbarer. Die geplante Absatzmenge beeinflusst zum Beispiel, wie viel Personal eingesetzt wird. Weitere interne Einflussfaktoren sind Fehlzeiten, Fluktuation und Pensionierung. Danach lässt sich bestimmen, wie viel Ersatzpersonal benötigt wird.
Eine strategische Personalplanung hat zum Ziel, den idealen personellen Zustand in einem Unternehmen herzustellen, sodass dessen Wirtschaftlichkeit gesichert ist und die Mitarbeiterzufriedenheit erhalten bleibt. Maßnahmen der Personalplanung müssen kontinuierlich angepasst und neu gestaltet werden, da sich der Soll-Zustand mit dem Unternehmen mitentwickelt.
Ganz konkret bedeutet Personalplanung für Fach- und Führungskräfte des HR, dass sie engen Kontakt zu den einzelnen Abteilungen halten und über deren Ziele durch Abteilungsleiter sowie die Geschäftsführung unterrichtet werden. Daraus ergeben sich die folgenden Leitfragen:
Eine strategische Personalplanung ist für das moderne Unternehmen unverzichtbar. Es läuft effizienter, es wird frühzeitig klar, wo Mitarbeiter gebraucht werden, und auch Fort- und Weiterbildungen können rechtzeitig geplant werden, da Qualifikationen und Fähigkeiten gut dokumentiert sind. Personalplanung ist zudem ein wichtiger Baustein in der Optimierung der Personalkosten.
Die folgenden Szenarien können sich ereignen, wenn die Personalplanung in einer Firma nicht oder nur unzureichend betrieben wird:
Nicht nur die Einarbeitung oder Ausbildung neuer Beschäftigter gehört zur Personalplanung, sondern auch die Weiterbildung bestehender Mitarbeiter. Das Potential für Weiterqualifizierung und das Einschätzen der Lernfähigkeit gehört dabei schon zum Auswahlprozess. Je nach vorhandenen Ressourcen können Angestellte intern oder extern geschult und mit der Zeit an neue Aufgabenfelder herangeführt werden. Dabei ist es wichtig, vorhandene Ressourcen zu erkennen und das Know-how für die Weiterentwicklung des Teams zu bündeln, indem dieses für alle zugänglich gemacht wird. Dies kann zum Beispiel in Form von Learning Meetings stattfinden, in denen sich Mitarbeiter über fachliche Themen und neue Erkenntnisse austauschen.
Führungskräfte sind gefragt, die Potentiale ihrer Teammitglieder zu identifizieren und diese stets in Verbindung mit dem unternehmerischen Mehrwert zu betrachten.
Personalentwicklung ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein unverzichtbarer Teil der Personalplanung. Fallen bestimmte Mitarbeiter als Talente auf, so können sie perspektivisch in Schlüsselpositionen zum Unternehmenserfolg beitragen. Umgekehrt freuen sich Beschäftigte über attraktive Karriereaussichten und bleiben ihrem Arbeitgeber eher treu.
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