Die Beschäftigung von Mitarbeitern kostet Unternehmen Geld – die sogenannten Personalkosten. Dazu gehören neben Löhnen und Gehältern auch die Personalnebenkosten, also Sozialleistungen und Verwaltungskosten.
Die Personalkosten machen einen erheblichen Teil der Gesamtkosten einer Firma aus, in manchen Branchen – vor allem im Dienstleistungsbereich – sogar mehr als die Hälfte.
Unterschieden wird zwischen den direkten und den indirekten Personalkosten. Die direkten setzen sich zusammen aus Löhnen und Gehältern sowie jeglichen variablen Zuschlägen, wie etwa Schichtzulagen oder Bonuszahlungen. Wichtig zu bemerken ist, dass es einen Unterschied zwischen Löhnen und Gehälter gibt. Während Löhne abhängig von der Arbeitszeit (etwa Stundenlohn) sowie -leistung (Akkordlohn) sind, bleiben Gehälter stets fix und unabhängig von der erbrachten Arbeitsleistung.
Die indirekten Personalkosten, also alle Kosten abgesehen von Löhnen und Gehältern, lassen sich in drei Sparten aufteilen: die Lohnnebenkosten, die Strukturkosten und die sonstigen Kosten.
Unter die Lohnnebenkosten fallen die Sozialabgaben, welche Arbeitgeber auf die Bruttoentgelte ihrer Beschäftigten zahlen. Bei den Sozialabgaben fällt für das Unternehmen jeweils lediglich der vorgeschriebene Arbeitgeberanteil an, während die Arbeitnehmeranteile vom Bruttogehalt der Mitarbeiter abgezogen werden. Die Sozialabgaben umfassen die Beiträge zur:
Darüber hinaus gehören zu den indirekten Personalkosten freiwillige Leistungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Sachzuwendungen wie ÖPNV-Tickets, Tankgutscheine, Firmenwagen oder Personalrabatte.
Ein weiterer Bestandteil der Personalkosten sind die sogenannten Strukturkosten. Darunter versteht man Geld, das ein Unternehmen ausgibt, um die Organisation- und Verwaltungsstruktur zu erhalten. Dazu gehört zum Beispiel die Personalabteilung, aber auch
Die Strukturkosten heben sich durch eine Eigenschaft hervor: Es handelt sich um „sprungfixe“ Kosten, sie sind also sowohl fix als auch variabel. Heißt: Werden ein paar neue Mitarbeiter eingestellt, so müssen keine strukturellen Veränderungen vorgenommen werden. Vergrößert sich eine Firma aber um 50 oder 100 neue Mitarbeiter, müssen auch mehr Personalmanager eingestellt werden. Die Personalkosten machen damit also einen Sprung, werden danach aber wieder fix. Sollte eine weitere Strukturveränderung vorgenommen werden, erfolgt ein weiterer Sprung.
Die dritte Kategorie der indirekten Personalkosten sind die sonstigen Kosten. Dazu gehört etwa die Bereitstellung eines angemessenen Arbeitsplatzes inklusive:
Darüber hinaus muss dafür gesorgt werden, dass der Arbeitsplatz den Arbeitsschutzbestimmungen entspricht und für einzelne Mitarbeiter mit gesundheitlichen Problemen entsprechend ausgestattet ist. Zu den sonstigen Personalkosten gehören zudem Kosten für Recruiting – etwa durch Stellenanzeigen oder Personalvermittler – sowie Abfindungen im Fall von Entlassungen.
Personalkosten zu sparen, ist in den meisten Unternehmen ein Thema. Bei den direkten Personalkosten, also den Gehältern, wird in vielen Branchen bei Neueinstellungen gespart. So bekommen Nachwuchsfachkräfte mitunter weniger Geld als ein Mitarbeiter, der vor fünf oder zehn Jahren eingestellt wurde. Durch befristete Stellen lassen sich ebenfalls Personalkosten sparen. Doch in Zeiten des Fachkräftemangels und der Wichtigkeit, herausragende Talente ans Unternehmen zu binden, sind Lohnkürzungen nicht ratsam. Daher sparen Arbeitgeber häufig auf anderem Wege Personalkosten, und zwar bei den Lohnnebenkosten, etwa, indem sie seltener Gehaltserhöhungen bewilligen oder kein Weihnachts- oder Urlaubsgeld anbieten. Dafür können Mitarbeiter Leistungs- und Sachzuwendungen erhalten, beispielsweise Kinderbetreuungszuschüsse. Da diese Zuwendungen gar nicht oder nur pauschal versteuert werden, erhalten Arbeitnehmer sie in voller Höhe – und der Arbeitgeber spart an den Lohnnebenkosten.
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