Als Outsourcing wird das Auslagern von bestimmten Arbeitsprozessen an externe Zulieferer oder Dienstleister bezeichnet. Dabei handelt es sich um Aktivitäten eines Unternehmens, die nicht direkt mit seinem Kerngeschäft zusammenhängen. Ein Ziel des Outsourcings ist es, die Wertschöpfungskette zu verkürzen und, so die Idee, Kopf und Hände der Mitarbeiter für die Kernaufgaben freizumachen. Dabei kann es sich um kleine Aufgaben handeln, aber auch komplette Geschäftsprozesse oder Unternehmensteilbereiche. In Zeiten von schnelllebigen Technologien und komplexen Marktentwicklungen sieht eine große Anzahl von Unternehmen heute die Notwendigkeit, auf Expertise von außen zurückzugreifen. Die Kosten für den Zusammenschluss mit dem Outsourcing-Partner fallen dabei meist geringer aus, als Mitarbeiter mit dem nötigen Know-how einzustellen oder eine gesamte Fachabteilungeinzurichten.
Outsourcing ist heute beinahe keine Grenze gesetzt, nicht zuletzt dank der Digitalisierung, welche das Spektrum an Einsatzmöglichkeiten und Services enorm vergrößert. Zum Beispiel für ein Automotive-Unternehmen, das externe Logistik-Dienstleister für Just-in-Time-Lieferungen von Zulieferteilen beauftragt und den Anbieter per digitalem Supply Chain Management in seine Wertschöpfungskette integriert. Ein weiteres Beispiel ist die überaus beliebte Auslagerung der gesamten IT-Infrastruktur mittels einer Infrastructure-as-a-Service-Lösung (IaaS): Dabei wird die traditionelle IT in die Cloud migriert und von einer externen Firma gepflegt. Das entlastet Betriebe, da sie auf teure IT-Investitionen inklusive Fachkräfte verzichten können.
Typische Felder, die Unternehmen outsourcen, sind:
Firmen entschließen sich zu Outsourcing-Maßnahmen, um fachliche, zeitliche und finanzielle Ressourcen einzusparen. Spezielle Dienstleister bieten auf die jeweilige Branche zugeschnittene Services an. Outsourcing ist inzwischen nicht mehr nur bei großen, global agierenden Firmen eine bewährte Lösung, sondern auch bei vielen kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) beliebt.
Outsourcing ist ein großer Schritt, denn schließlich werden unternehmensnahe Prozesse in fremde Hände gegeben. Damit die Qualität sichergestellt sowie die spezifischen Aufgaben definiert werden, sollte mit dem Dienstleister stets ein sogenanntes Service-Level-Agreement geschlossen werden, kurz: ein Outsourcing-Vertrag. Darin sollten folgende Punkte abgedeckt sein:
Outsourcing ist jedoch nicht gleich Outsourcing. So existiert auf dem Markt eine Vielzahl von verschiedenen Modellen und Angeboten. Beim Business Process Outsourcing (BPO) handelt es sich zum Beispiel um die Auslagerung bestimmter Geschäftsprozesse und deren Steuerung, wie etwa Finanz- und Rechnungswesen, Recruiting, Logistik oder technische Dokumentation. Beim Knowledge Process Outsourcing werden wiederum bestimmte spezialisierte Aufgaben an einen Partner übergeben, wie beispielsweise die Erstellung von suchmaschinenoptimiertem Content für die Firmen-Website. Als Outtasking bezeichnet man dagegen die Auslagerung gewisser Arbeitsschritte, beispielsweise zeitaufwändige administrative Prozesse, wie etwa die Archivierung von E-Mails oder die Datensicherung. Das Unternehmen behält dabei aber die Kontrolle und überlässt dem Auftragnehmer nicht die Steuerung der Tätigkeit. Von Managed Services spricht man bei wiederkehrenden IT-Leistungen, die vorab in Art, Umfang und Qualität festgelegt wurden. Diese umfassen etwa das Monitoring von Server- und Netzwerkinfrastrukturen, aber auch Teilbereiche wie Firewall, Mobile Device Management und Backup. Nicht zuletzt erfreut sich das On-Site-Management von Arbeitskräften mittels eines Personaldienstleisters großer Beliebtheit – auch das ist eine Form von Outsourcing.
Outsourcing bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Firmen, wie zum Beispiel:
Doch gehen auch gewisse Nachteile damit einher, Aktivitäten aus der Hand zu geben, wie etwa:
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