Geschäftsbeziehungen sind in der globalisierten Arbeitswelt zunehmend international. Mitarbeiter werden von ihren Firmen daher nicht selten zu Meetings oder Messen im Ausland geschickt. Zwar fanden die Zusammentreffen im Zuge der Corona-Pandemie zunehmend digital statt, doch bleiben reale Begegnungen mit Geschäftspartnern und Kunden unverzichtbar.
Die Begriffe Dienstreise und Geschäftsreise werden im Allgemeinen synonym verwendet, jedoch findet der Begriff Dienstreise häufiger im öffentlichen Dienst Verwendung, während in der Privatwirtschaft eher von Geschäftsreise die Rede ist. Beide benennen laut Gesetz „eine Reise zum Zwecke einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.“
Auf einer Geschäftsreise müssen Angestellte häufig über ihre Arbeitszeit – speziell Überstunden – Buch führen. Auch für die Anreise gibt es Regelungen: Fahren Arbeitnehmer selbst im Auto zu einem auswärtigen Termin, zählt dies als Arbeitszeit. Ist der Geschäftsreisende jedoch nur Beifahrer und geht während der Anreise privaten Dingen nach, wie etwa Surfen im Internet oder Lesen, wird das nicht als Dienstzeit gewertet. Jede Firma, in der Reisetätigkeit stattfindet, hat eigene Regelungen, die in den jeweiligen Verträgen und Betriebsvereinbarungen festgehalten sind.
Sämtliche Kosten werden auf einer Geschäftsreise grundsätzlich übernommen. Darüber hinaus erhalten Reisende eine Verpflegungspauschale für Mahlzeiten, auch mit Geschäftspartnern. Die Sätze und Pauschalen finden sich ebenfalls in Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag.
Zu den Kosten, die während einer Geschäftsreise vom Unternehmen getragen werden, zählen unter anderem
Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter alle Ausgaben vermerkt beziehungsweise die Belege aufhebt, damit er die Reisekostenabrechnung vollständig beim Arbeitgeber einreichen kann. Bei einer Geschäftsreise ins Ausland wird die gesamte Hin- und Rückreise als Arbeitszeit gerechnet. Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass Auslandsreisen ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgen und dieser daher für die gesamte aufgewendete Zeit aufkommen muss.
Die Organisation von Geschäftsreisen erfolgt häufig durch das Office Management, das nicht selten spezielle Buchungs-Software verwendet, damit alle erforderlichen Elemente der Reise erfüllt sind. Manche Fachkräfte buchen auch ihre Reisen selbst, wenn diese nicht kompliziert sind. Viele Firmen haben für Inlandreisen spezielle Kooperationen mit Hotels, bei denen sie Vergünstigungen erhalten.
Grundsätzlich gibt es laut europäischem Arbeitsrecht keine vorgeschriebene Höchstdauer für dienstliche Reisen. Alles, was keine Eingliederung in einem Betrieb im Ausland darstellt, ist eine Geschäftsreise. Das heißt, dass der Dienstreisende nicht den Weisungen des Zielbetriebes unterliegt – sonst handelt es sich nämlich um eine Entsendung, bei der wiederum andere gesetzliche Regelungen greifen.
So besteht auch weiterhin eine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Mitarbeiter – er muss beispielsweise dessen Versicherung bezahlen. Für Einsätze im Ausland werden dazu spezielle Dienstreise-Versicherungen abgeschlossen, die folgende Punkte beinhalten:
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