Wer angestellt tätig ist, erhält in jedem Monat eine Gehaltsabrechnung. Sie dient als Beleg für das, was ein Arbeitnehmer im jeweiligen Zeitraum verdient hat. Über die Abrechnung können Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber zudem die erfolgte Zahlung des Gehalts nachvollziehen. Das Schriftstück wird auch Entgeltabrechnung genannt.
Arbeitgeber sind laut Gewerbeordnung gesetzlich dazu verpflichtet, jedem Mitarbeiter eine Entgeltabrechnung bereitzustellen. „Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“, heißt es im Gesetzestext. Ein Ausdruck der Gehaltsabrechnung wird gleichzeitig mit der Überweisung des Gehalts per Post an den jeweiligen Mitarbeiter versendet.
Die Abrechnung ist ein wichtiger Beleg dafür, wie sich das Netto-Gehalt zusammensetzt. Durch die Gehaltsabrechnung erhalten Arbeitnehmer Einblick, wie viel Einkommensteuer, Kirchensteuer und Sozialabgaben für Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung gezahlt werden. Eine Gehaltsabrechnung weist zudem Informationen zur Höhe von Zuschlägen oder Zulagen aus und listet auf, welche sonstigen Vergütungen geflossen sind. Diese Punkte tauchen regelmäßig in der Gehaltsabrechnung auf, obwohl es keine verbindliche Regelung zu deren Aufbau gibt.
Jede Gehaltsabrechnung sollte unbedingt aufbewahrt werden, da das Dokument nicht selten vorgewiesen werden muss, zum Beispiel bei der Steuererklärung, einer Wohnungssuche oder der Kreditvergabe bei der Bank. Außerdem gut zu wissen: Mit der Gehaltsabrechnung haben Beschäftigte stets ihre Steuerklasse sowie ihre Steueridentifikationsnummer zur Hand. Bei bestimmten Behördengängen ist es erforderlich, diese anzugeben.
Wichtig zu erwähnen, ist der Unterschied zwischen einer Gehalts- und einer Lohnabrechnung. Lohn erhalten Arbeitnehmer, die auf Stundenbasis bezahlt werden – hier sind also Abweichungen möglich. Ist die Summe hingegen jeden Monat gleich, spricht man von einem Gehalt. Bei letzterem wird dann auch der ausgezahlte Betrag nur wenigen Abweichungen unterlegen sein.
Viele Arbeitnehmer betrachten ihre Gehaltsabrechnung nicht eingehend, sondern werfen lediglich einen kurzen Blick auf den ausgezahlten Netto-Betrag. Gewöhnlich ist es auch nicht nötig, von der Kontrollmöglichkeit, die der Blick auf eine Gehaltsabrechnung bringt, Gebrauch zu machen. Trotzdem ist die detaillierte Auflistung aller Informationen zur Zusammensetzung des Einkommens ein wichtiger Beleg.
Zu diesen Informationen zählen:
Die exakte detaillierte Angabe der einzelnen Gehaltsbestandteile sowie der Zuschläge und Abzüge sorgt für Transparenz. Dazu zählen etwa geldwerte Vorteile oder vermögenswirksame Leistungen. Auch muss hervorgehen, ob es sich um einmalige Bezüge oder Abschläge handelt. Die Gehaltsabrechnung muss gemäß Entgeltbescheinnigungsverordnung zudem die folgenden Angaben enthalten:
Es empfiehlt sich, ab und zu nachzuschauen, ob persönlichen Daten auf der Gehaltsabrechnung noch stimmen. Sind etwa die Lohnsteuerklasse und die Freibeträge noch korrekt oder muss etwas angepasst werden? Eine Fehlerquelle liegt zudem häufig bei den Kinderfreibeträgen und der Kirchensteuer. Auch der Krankenkassenbeitrag ist auf der Gehaltsabrechnung zu sehen. Ein Wechsel in eine andere Versicherung kann einem Arbeitnehmer mitunter bares Geld sparen, daher ist es nützlich, sich mit dem Beitrag zu beschäftigen.
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