Wer sich auf einen Job bewirbt, legt der Bewerbung gewöhnlich ein Arbeitszeugnis eines vorigen Arbeitgebers bei. Doch in manchen Fällen ist dies nicht möglich, etwa, wenn man noch Berufseinsteiger ist oder bisher freiberuflich gearbeitet hat und es deswegen kein Beschäftigungsverhältnis gab. In solchen Fällen macht es einen guten Eindruck, ein Empfehlungsschreiben vorzulegen. Ein Empfehlungsschreiben kann entweder als Alternative zum klassischen Arbeitszeugnis dienen oder als wertvolle Ergänzung.
Während das Empfehlungsschreiben in Deutschland noch nicht gang und gäbe ist, gehört es als sogenannter „Letter of Recommendation“ in englischsprachigen Ländern bereits seit vielen Jahren zu den gängigen Bewerbungsunterlagen. Hierzulande werden solche Referenzen etwa von jedem vierten Bewerber eingereicht, es ist also nicht Usus. Das Empfehlungsschreiben hat jedoch das Potential, massiv die Bewerbung aufzuwerten und dafür zu sorgen, dass man aus der Vielzahl von Kandidaten hervorsticht.
Empfehlungsschreiben werden von einer Person ausgestellt, für die der Bewerber zuvor gearbeitet hat. Handelt es sich um einen Neuling im Berufsleben, kann beispielsweise ein Universitätsprofessor um die schriftliche Empfehlung gebeten werden. War man als Freiberufler tätig, so ist es ratsam, sich an einen vorigen Auftraggeber zu wenden, mit dem die Zusammenarbeit positiv verlaufen ist und bei dem man sicher sein kann, dass dieser die Referenz gern ausstellt und besonders lobende Worte findet. Inhaltlich gibt es bei Empfehlungsschreiben keine gesetzlichen Vorgaben wie bei einem Arbeitszeugnis – es besteht kein Anspruch darauf, eins zu erhalten. Umso mehr Eindruck kann ein gutes Empfehlungsschreiben erzeugen, denn schließlich wird es freiwillig von einem Fürsprecher erzeugt, der sich extra die Mühe macht, die Person wärmstens zu empfehlen. Die Freiwilligkeit ist ein echter Bonus und vermittelt, dass es sich lohnt, denjenigen einzustellen. Insbesondere zwischenmenschliche Kompetenzen oder Skills wie Schnelligkeit und Zuverlässigkeit können hier erwähnt werden. Nun hat der potentielle Arbeitgeber schwarz auf weiß, dass es angenehm ist, mit dem Bewerber zu arbeiten.
Zusammengefasst einmal die verschiedenen Personengruppen, für die ein Empfehlungsschreiben besonders wertvoll ist:
Dadurch, dass Freiberufler nicht festangestellt bei ihren Auftragsunternehmen gearbeitet haben, haben sie auch keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Bewerben sie sich auf eine Stelle, können sie bis zu drei Empfehlungsschreiben einreichen.
Tatsächlich unterscheidet man zwischen einem Empfehlungsschreiben und einem Referenzschreiben. Beim Empfehlungsschreiben richtet sich der Verfasser an einen konkreten Empfänger und geht vor allem auf die zwischenmenschlichen Stärken der Person ein. Da der Empfänger namentlich erwähnt wird, darf es nur einmal verwendet werden. Das Referenzschreiben nennt wiederum keinen Adressaten und lässt sich mehrfach benutzen. Es widmet sich mehr den erworbenen Qualifikationen sowie Erfolge.
Generell geht es bei einem Empfehlungsschreiben aber vor allem darum, die persönliche Zusammenarbeit mit der Person zu loben. Eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung ist also nicht nötig. Der Stil und die Ausdruckweise dürfen gern der eigenen Präferenz entsprechen. Das heißt, dass es nicht nach Schema F, sondern durchaus emotional formuliert werden darf. Ob Mentor, Vorgesetzter oder Kunde – jeder ehemalige Weggefährte eignet sich als Autor eines Empfehlungsschreibens, vorausgesetzt, derjenige hat einen bestimmten Status und Rang. Glück hat, wer eine höhere Führungskraft dafür gewinnen kann. Geschäftsführer oder Abteilungsleiter verfügen gewöhnlich über Erfahrung bei der Bewertung von Fachkräften sowie über die nötige Objektivität.
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