Unter Einkauf versteht man die Summe aller operativen und strategischen Tätigkeiten eines privaten oder öffentlichen Unternehmens, die im Rahmen der Beschaffung von Werkstoffen, Waren, Betriebsmitteln und Dienstleistungen durchzuführen sind. Der Begriff Einkauf wird häufig enger verstanden als der Begriff Beschaffung, wobei sich diese zusätzlich mit Tätigkeiten der Beschaffungslogistik beschäftigt.
Als Zielsetzung des Einkaufs kann die Sicherstellung der Versorgung und die Optimierung des Preis-Leistungsverhältnisses der Beschaffungsobjekte verstanden werden. Tätigkeiten des Einkaufs sind die Festlegung der Einkaufspolitik, die Beschaffungsmarktforschung, die Abwicklung des Beschaffungsprozesses und das Einkaufscontrolling. Mittlerweile übernimmt der Einkauf auch die Aufgaben des Lieferantenbeziehungsmanagements.
Unternehmen benötigen Waren, Güter oder Informationen, um Produkte herstellen oder Dienstleistungen erfüllen zu können. Der Bereich Einkauf und Beschaffung beleuchtet zu diesem Zweck Faktoren wie Marktsituation, Transport, Lagermöglichkeiten, Lieferanten, Produzenten, Technologien und Zeit, um den Einkaufsprozess für Unternehmen möglichst kosteneffizient und ökonomisch abzuwickeln. Der Einkauf ist für die Bedarfsdeckung eines Unternehmens ausgerichtet. Genauer gesagt geht es um die Beschaffung externer Waren und Dienstleistungen. Bei den Waren kann es sich sowohl um Handelsware als auch um Produktionsmaterial oder Betriebsmittel handeln. Die Dienstleistungen können entweder für das Unternehmen und seinen Betrieb erforderlich oder auf die Produktion von Gütern gerichtet sein. In produzierenden Unternehmen sorgt der Einkauf dafür, dass die Produktion reibungslos laufen kann. In Handelsbetrieben muss er vor allem gewährleisten, dass ausreichende Verkaufsmengen vorrätig sind. Die Unternehmensfunktion Einkauf umfasst folgende Teilfunktionen:
Auch der moderne Einkauf folgt stets der Leitlinie Angebot-Nachfrage. Typische Aufgaben im Bereich Einkauf sind dabei die Einholung und Bewertung von Angeboten, die Spezifikationsanalyse, die Auswertung von Einkaufskennzahlen sowie Vertrags- und Konditionsverhandlungen. Einkäufer sind in nahezu allen Branchen beschäftigt. Häufig sind sie in der Produktion, im Maschinenbau, in der Logistik oder im Handel tätig. Eine große Anzahl von Einkäufern wird zudem in der Automobilbranche, aber auch im Bereich Elektronik benötigt. Es gibt dabei eine feine Unterscheidung zwischen den Begriffen Einkauf und Beschaffung: Der Einkauf repräsentiert die operative und strategische Tätigkeit des Einkaufens an sich. Dagegen beginnt die Beschaffung bereits früher durch Verbrauchsplanung, Planung von Lieferzeiten oder der Bereitstellung von Lagerkapazitäten und Logistik. Aber auf die betriebliche Aufbauorganisation hat das keinen Effekt.
In Zeiten der Globalisierung richtet sich der Einkauf in vielen Unternehmen neu aus. Von den Veränderungen betroffen sind unter anderem die globale Organisation, das Warengruppenmanagement und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Der Einkauf muss mögliche Bedrohungen wie Währungsschwankungen, Finanzkrisen oder den internationalen Lockdown während der Corona-Pandemie abfedern können. Nur ein frühes Erkennen und Bewerten einer möglichen Schwierigkeit kann schnelles Reagieren in Planung und Steuerung ermöglichen. Da der Unternehmenserfolg immer stärker von externen Faktoren abhängt, die selbst nicht beeinflusst werden können, braucht es neue Ansätze im Risikomanagement. Nur gegen Kosten- und Qualitätsrisiken gewappnet zu sein, reicht heutzutage nicht mehr aus. Viele Unternehmen überarbeiten aktuell ihr Risk Management und führen hocheffiziente Notfallpläne ein.
Marktbeobachtung hat für den Einkauf traditionell einen hohen Stellenwert. Die Herausforderung besteht darin, aus der Vielzahl der Daten unternehmensrelevante Informationen zu generieren. Diese müssen so gut sein, dass sie Einkauf, Produktion und Vertrieb gleichermaßen als verlässliche Entscheidungshilfe dienen können und fundierte Prognosen erlauben. Der Einkauf der Zukunft bedeutet Mehrwert durch Digitalisierung und Automation der Supply Chain. Einkauf 4.0 geht damit weit über E-Procurement und E-Sourcing hinaus. Produktionsentscheidungen werden sich schneller an der Nachfrage orientieren, wenn der Einkauf entsprechend mitziehen kann, zum Beispiel durch den 3D-Druck. Damit werden auch Zulieferer enger an den Einkauf angebunden. Im Idealfall lassen sich dann Warenbestände automatisiert und in Echtzeit abfragen und anfordern. Der wachsende internationale Wettbewerbsdruck zwingt auch den Einkauf, einen konkreten Beitrag zur Wertschöpfung zu leisten. Das heißt für die Mitarbeiter der Procurement-Bereiche, über den Tag hinauszudenken, die Herausforderungen für die gesamten innerbetrieblichen Prozessabläufe zu sehen sowie selbst Prozessverbesserungen anzustoßen und sich dafür einzusetzen. Im globalen Einkauf zeichnet sich mit „Go local“ ein weiterer Trend ab: weg vom Low Cost Country Sourcing hin zum Best Cost Country Sourcing. Wann immer es wirtschaftlich sinnvoll ist, wird lokal beschafft, entweder mit Lieferanten vor Ort oder mit globalen Suppliern, die ihre Fertigung in unmittelbarer Nähe zum eigenen Werk aufbauen.
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