Aller Anfang ist schwer – das gilt für jede neue Stelle. Denn auch, wenn der Kollege noch so qualifiziert ist und jede Menge Erfahrung mitbringt, sollte eine detaillierte Einarbeitung erfolgen. Nur so kann der Mitarbeiter seine Talente entfalten und möglichst schnell zum Leistungsträger werden. Stellt er zu Anfang viele verwirrte Fragen, ist er nicht unbedingt schwer von Begriff, sondern eine unzureichende Einarbeitung kann schuld sein. Damit diese effektiv ist, sollte sie folgende Elemente abdecken:
Eine gute Einarbeitung bedeutet, dass ein neuer Kollege nicht nur schneller im Team ankommt, sondern auch seine Aufgaben erfüllen kann – und damit nützlich ist. Geschieht die Einarbeitung jedoch eher zwischen Tür und Angel, wird er sich selbst überlassen oder setzen die Vorgesetzen Wissen voraus, wo noch gar keins existieren kann, bleibt er orientierungslos. Er wird ständig nachfragen müssen und auch Fehler machen. Damit ist er nicht nur ein Störfaktor, sondern es dauert auch sehr viel länger, bis er seine Qualitäten zum Strahlen bringen kann und einen Mehrwert darstellt. Zudem kann der Neue schneller mit den neuen Arbeitskollegen auf Augenhöhe agieren, wenn er gut eingearbeitet wurde.
Bevor der Neue überhaupt seinen ersten Arbeitstag hat, sollte ein umfangreicher Einarbeitungsplan erstellt werden. Dieser umfasst, was der Mitarbeiter wissen muss. Im Bereich Sachbearbeitung und Sekretariat gehören zum Beispiel Standards dazu, die so auch in der Stellenausschreibung standen. Der oder die neue Angestellte wird diese Skills mitbringen, das ging aus dem Bewerbungsprozess hervor. Im Einarbeitungsplan steht jedoch, welche priorisiert werden, was wann angewendet werden muss und worauf Wert gelegt wird.
Handelt es sich um eine spezialisierte Fachkraft, muss sehr detailliert geplant werden, welchen Bereichen sich derjenige widmen soll – ab dem ersten Tag und für die folgenden Wochen oder gar Monate. Auch kleine Details gehören zur Auflistung, denn was für die „alten Hasen“ eine Selbstverständlichkeit ist, kann der „neue Besen“ einfach noch gar nicht wissen. Und es ist zu erwägen, welche Kenntnisse und Fähigkeiten der neue Mitarbeiter als Erstes benötigt und welche noch nicht so wichtig sind. Ebenfalls ist zu überlegen, wie lange die Wissensvermittlung dauern wird. Ganz wichtig: Ein Bombardement mit unzähligen neuen Informationen ist nicht ratsam, denn davon fühlt sich der Neue schnell überwältigt. Zwar gibt es Talente, die sehr viel auf einmal verstehen und umsetzen können. Trotzdem sollte der Grundsatz gelten: „In der Ruhe liegt die Kraft“. Nach jedem Schulungs- und Informationsblock sollte der Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, das gerade Erlernte zu erproben, weil „Learning by Doing“ immer noch die effektivste Methode ist. Außerdem erhält er die Chance, eigene Notizen oder Anleitungen zu verfassen, sich mit den Arbeitsprozessen vertraut zu machen und den Lerninhalt im Gehirn zu verankern – und natürlich die Möglichkeit, sachbezogene Fragen zu stellen. Der Chef kann überprüfen, ob alles richtig gemacht wurde und die Gesamtzusammenhänge verstanden wurden. Nach etwa zwei Tagen kann der nächste Schritt beziehungsweise Informationsblock folgen – so bauen die Kompetenzen aufeinander auf.
Ist der Mitarbeiter kein absoluter Neuling, so wird er sich manches auch selbst erschließen können und beispielsweise technisches Grundwissen mitbringen. Gibt es Tools und Anwendungen, die ihm noch unbekannt sind, so existieren dafür zumeist Anleitungen der Hersteller, die zur Verfügung gestellt werden können. Generell ist es hilfreich, Schulungsunterlagen zusammenzustellen und dem Mitarbeiter genau zu sagen, wie er sie sich aneignen kann. So hat er nicht das Gefühl, dass ihm ständig jemand über die Schulter schaut und beschäftigt sich in seiner eigenen Zeit mit den Dokumenten.
Manche Talente sind wahre Rampensäue, andere eher stille Wasser. Die einen stürzen sich in die Interaktion mit Kollegen, während sich andere nicht recht trauen, Fragen zu stellen. In jedem Fall – und auch, um die Abläufe im Team nicht zu sehr zu stören – ist es empfehlenswert, einen Paten oder Mentor abzustellen, der sich in einem gewissen Zeitraum ganz der Einarbeitung des Neuen widmet. Selbst introvertierte Menschen kommen mit ihrem „Buddy“, wie der Vertrauenskollege auch genannt wird, aus der Reserve. Der designierte Kollege ist für alle Fragen zu Arbeitsabläufen und fachbezogenen Fragen offen. Und wurde er weise ausgesucht, so verfügt er auch noch über die Gabe, den neuen Kollegen willkommen zu heißen. Das heißt, er weiht ihn in Organisatorisches, Büro-Gepflogenheiten und Zwischenmenschliches ein, zum Beispiel:
Neben dem Paten ist es sinnvoll, weitere gute Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen, welche die Einarbeitung in ihrem Spezialbereich erledigen können. In manchen größeren Unternehmen sind neue Mitarbeiter sogar dazu aufgefordert, sich aktiv mit Kollegen zum Mittagessen zu verabreden und sie zu ihrer Spezialisierung auszufragen. Das bringt fachlichen Nutzen, spinnt ein Netzwerk – und es kann sogar die eine oder andere Freundschaft entstehen.
Zu guter Letzt ist regelmäßiges Feedback während des Einarbeitungsprozesses sinnvoll. Das kann locker oder auch recht engmaschig erfolgen. Zumindest sollte sich der Vorgesetzte in den ersten drei Monaten kontinuierlich erkundigen, wie der Angestellte mit den Aufgaben klarkommt: Was hat er aus dem Einarbeitungsplan gelernt? Welches Wissen hat er sich zusätzlich angeeignet? Wo gibt es Lücken? Wie ist das Verhältnis zu den Kollegen? So wird ein angenehmer Start im neuen Unternehmen ermöglicht, und das rekrutierte Talent kann schnell zeigen, was in ihm steckt – eine Win-Win-Situation für den Neuen und für seinen Arbeitgeber gleichermaßen.
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