Der jährlichen Inventur blicken Unternehmen selten euphorisch entgegen. Sie ist eine lästige Pflicht – die aber letztlich einen unverzichtbaren Überblick über die betriebliche Situation schafft.
Bei allen Geschäftsprozessen und Arbeitsschritten von Unternehmen ist die Digitalisierung längst angekommen – bei der Inventur hinkt sie bisweilen ein wenig hinterher. Zumindest trifft das auf viele Firmen zu, wo häufig nach wie vor gezählt, gewogen und gemessen wird. In so manchem Handelsbetrieb benutzen die zuständigen Mitarbeiter Zettel und Stift. Zunehmend setzen sich jedoch nun endlich Scanner durch, die den Barcode der Ware aufnehmen und die Daten elektronisch den erforderlichen Prüfungen zuweisen.
Zettelwirtschaft oder nicht: Eine Inventur ist ziemlich aufwändig und mühselig und für viele ein eher lästiges Übel. Ihr Wert liegt dagegen auf der Hand: Inventuren sind wichtige Erkenntnisbringer über Vorräte, Firmenwerte und die allgemeine Finanzlage. Obendrein deckt beispielsweise die Bestandsaufnahme in der Buchhaltung mögliche Fehler oder sogar Diebstähle auf. Nicht zuletzt ist sie auch ein gutes Frühwarnsystem für eine negative finanzielle Entwicklung. Der Firmenchef weiß, wo sich die Schwachstellen befinden und kann im neuen Geschäftsjahr mit entsprechenden Strategien gegensteuern.
Neben den Vorteilen und Einblicken einer Inventur ist sie auch schlichtweg Pflicht. Laut dem Handelsgesetzbuch (HGB) muss jeder bilanzierende Kaufmann jährlich eine Aufstellung des Inventars darlegen. Bei der Inventur werden Vermögensgegenstände, Forderungen und Schulden berücksichtigt, und der Warenbestand wird gegliedert in Vorprodukte, teilfertige sowie fertige Produkte. Nicht zu vergessen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe – die gehören nämlich auch zum Inventar. Wie eine Firma finanziell dasteht, interessiert das Finanzamt bei seinen Betriebsprüfungen übrigens herzlich wenig. Vielmehr sucht der Prüfer nach steuerlichen Ungereimtheiten und Fehlern bei der Inventur. Findet er solche, ist das eine wirklich schlechte Nachricht für den Unternehmer. Denn das Finanzamt kann Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn vornehmen, was zu massiven Steuernachzahlungen und einer umgehenden erneuten Betriebsprüfung führen kann. ier wird Da bringt ein Versehen durchaus schwerwiegende Folgen mit sich.
Wurde beispielsweise ein Lagerraum nicht erfasst, der sich außerhalb des Betriebsgebäudes befindet, kann dies einen regelrechten Domino-Effekt nach sich ziehen. Zum Beispiel, wenn der Prüfer die Buchführung aufgrund der nicht angegebenen Waren als nicht ordnungsgemäß deklariert und saftige Zahlungen anordnet. Diese ergeben sich, weil der Bestand um die Waren im betroffenen Lagerraum draufgeschlagen wird – und somit auch in einer Steuernachzahlung resultiert. Weiteres Geld muss das Unternehmen berappen, wenn der Prüfer zusätzlich einen Sicherheitszuschlag zum Warenbestand aufnimmt – quasi als Absicherung, falls noch andere Fehler gemacht wurden. Deckt der Prüfer nun außerdem Kassendifferenzen auf, drohen Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn. Da türmen sich die Steuernachzahlungen! Absolute Präzision und ein fähiges Inventurteam sind also unabdingbar – sonst kommt man schnell in Teufels Küche.
Wann eine Inventur erfolgen sollte, ist jedem Unternehmen selbst überlassen. Doch die meisten setzen sie rund um den Bilanzstichtag an – genannt wird das Stichtagsinventur. Meist handelt es sich um den 31. Dezember, den letzten Tag des Wirtschaftsjahres. Die Karenzzeit vor und nach dem Bilanzstichtag beträgt zehn Tage. Innerhalb dieser Frist muss die Inventur erledigt werden. Insbesondere bei kleineren Firmen ist die Stichtagsinventur gängig, da sie weniger Kapazitäten erfordert und nur einmal im Jahr stattfindet – anders als etwa die permanente Inventur. Betriebe mit relativ kleiner Belegschaft empfinden es als Vorteil, alles in „einem Aufwasch“ zu erledigen. Bei dieser Form der Inventur können tatsächlich alle Bestände vollständig erfasst werden und es sind Abgleiche mit Schätzungen möglich, die das Jahr über für die Bestandsermittlung genutzt werden. Der Arbeitsaufwand einer Stichtagsinventur ist allerdings groß – und birgt Kosten. So stellen Supermärkte beispielsweise extra Mitarbeiter für einen oder zwei Tage ein. Diese müssen bezahlt werden und verursachen dadurch Zusatzkosten. Weitere Verluste können durch Fehler des ungeschulten Personals entstehen. Nicht zu vergessen, dass Läden in der „Wegen Inventur geschlossen“-Phase keine Gewinne machen.
Große Unternehmen mit umfangreichen Warenbeständen erhalten häufig eine Sondergenehmigung einer sogenannten verlegten Inventur. Sie dürfen dann innerhalb der drei Monate vor und zwei Monate nach dem Bilanzstichtag Inventur machen, um mehr Zeit für ihren großen Bestand zu haben. Und sie müssen bei einer Inventur vor dem Bilanzstichtag die danach bis zum Geschäftsjahresende angefallenen Zugänge den Inventurwerten hinzurechnen sowie Abgänge abziehen. Findet die Inventur nach dem Bilanzstichtag statt, muss entsprechend zurückgerechnet werden.
Für manche Betriebe bietet sich die permanente Inventur an, die während des gesamten Geschäftsjahres stetig und mit Hilfe eines Lagerbuches erfolgt. Viele Firmenchefs ziehen diese häppchenweise Methode anderen Inventurverfahren vor, weil sie ihnen ständige Transparenz verschafft und sie darauf basierend ihre Marktstrategien anpassen können. Aufwändig ist sie aber trotzdem – bei der Inventur gibt es also keinen Weg des geringsten Widerstands.
Als Zahlenfuchs sind Sie gewohnt, effektiv zu arbeiten und wissen natürlich um den Nutzen der jährlichen Inventur. Schließlich kommt es auf jedes Glied der Wertschöpfungskette an, um den Unternehmenserfolg zu sichern. Und Ihren persönlichen Erfolg? Den sichert KF Personal! Das Karrierenetzwerk ist Branchenkenner der Bereiche Büromanagement, Bürokommunikation, Human Resources (HR), Einkauf, Buchhaltung & Controlling, Logistik, Sekretariat & Sachbearbeitung und Projektmanagement. Fach- und Führungskräfte, die Ihre Karriere ankurbeln möchten, erhalten von KF Personal den passenden Antrieb. Registrieren Sie sich noch heute in unserem Talentpool und profitieren Sie von unserem jahrelangen Know-how, den exklusiven und teils noch unveröffentlichten Stellenangeboten und einen direkten Draht zur Branche!