Mit Buchhaltung wird diejenige Abteilung eines Unternehmens bezeichnet, die sich mit der Buchführung befasst. Mit Buchhaltung wird also sowohl die eigentliche Tätigkeit als auch die dahinterstehende Methodik bezeichnet. Die Buchhaltungs-Abteilung kann aus einem oder mehreren Mitarbeitern bestehen.
Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden im Alltag synonym verwendet, was genaugenommen nicht korrekt ist. Als Buchführung wird die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Belegen bezeichnet. Sie spiegelt den Status eines Unternehmens in Zahlen wider.
Die Buchhaltung analysiert und dokumentiert alle in einer Firma anfallenden Geschäftsvorfälle. Damit sind alle Vorgänge gemeint, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Das können unter anderem sein:
In der Buchhaltung wird zur Gewinnermittlung zwischen doppelter Buchführung und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung unterschieden. Welche Methode der Buchhaltung eine Firma anwenden muss, hängt von folgenden Faktoren ab:
Die Pflicht zur doppelten Buchführung gilt für alle Gewerbetreibenden, die eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten. Zudem sind alle Gesellschaften mit folgenden Rechtsformen buchführungspflichtig:
Die Buchhaltung unterscheidet drei Arten von Büchern: Grundbuch (Journal), Hauptbuch und Nebenbücher. Das Grundbuch ordnet alle Geschäftsvorfälle chronologisch und versieht Vorfälle mit folgenden Informationen:
Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten und verbucht Vorfälle nach sachlichen Aspekten. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Der Jahresabschluss gilt als eines der wichtigsten Instrumente der Buchhaltung und dient als Grundlage für die Gewerbesteuerberechnung und der Berechnung von Körperschafts- und Einkommenssteuer. Die Nebenbücher dienen dazu, bestimmte Hauptbücher näher zu erläutern. Es kann sich dabei um Warenbücher oder Kassenbücher handeln.
Die Welle der Digitalisierung erfasst zunehmend auch die Finanzabteilungen der Unternehmen. Papierlose Buchführung kann Prozesse im Rechnungswesen optimieren und somit langfristig Kosten sparen. Das Marktumfeld erhöht bereits den Handlungsdruck: Jede Firma erhält mittlerweile elektronische Abrechnungen von Dienstleistern und Geschäftspartnern. Eine digitalisierte Buchhaltung bringt viele Vorteile mit sich: Relevante Daten lassen sich effizient erfassen, verarbeiten, auswerten und archivieren. Zudem stehen betriebswirtschaftliche Auswertungen per Knopfdruck zur Verfügung und Abläufe wie etwa Buchungen oder eine Rechnungserstellung gehen wesentlich schneller vonstatten als zuvor.
Cloudbasierte Lösungen ermöglichen aktuell den Einstieg in die Digitalisierung zu vergleichsweise niedrigen Kosten, denn Firmen sparen sich die Anschaffung von Buchhaltungssoftware, Server und Backupmedien. Dadurch werden technische Fortschritte auch für kleinere Unternehmen zur Option. Gerade beim Neueinstieg ist allerdings Aufmerksamkeit gefragt. Das Bundesfinanzministerium hat jüngst eine Neuauflage der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ veröffentlicht und die sollten der Buchhaltung bekannt sein. Die neuen Regeln sollen für mehr Rechtssicherheit sorgen und erlauben neben der Nutzung von Cloud-Diensten unter anderem eine einfache Belegerfassung per Smartphone-Kamera. Aber schon kleine Fehler bei der Systemkonfiguration können weitreichende Konsequenzen haben. Sind dann etwa Originalbelege nicht mehr vorhanden, können Finanzbeamte womöglich den Vorsteuerabzug versagen. Oder sie verwerfen gleich die gesamte Buchführung und nehmen Schätzungen vor. Die Folge können hohe Nachzahlungen samt Zinsen sein. Je nach Umfang und Schwere der Verstöße können Unternehmen gar mit den Vorwürfen der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfrontiert werden. Hier müssen Buchhalter ihr ganzes Talent beweisen: Alte Verfahrensweise müssen aufgegeben und neue Techniken erlernt werden. Die Buchhaltung muss ab jetzt neue Trends, aber immer auch neue Gesetze berücksichtigen. Sinnvoll sind sicherlich regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Fallstricke sensibilisieren.
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